Функции и полномочия

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 ноября 2013 г. №505
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

Правительство Республики Мордовия постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Республиканской архивной службе Республики Мордовия.

2. Признать утратившими силу:

постановление Правительства Республики Мордовия от 22 мая 2006 г. № 200 «Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия»;

пункт  19  постановления  Правительства  Республики  Мордовия  от  28 сентября 2007 г. № 439 «О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Республики Мордовия»;

пункт  8  постановления  Правительства   Республики   Мордовия   от   1 ноября 2010 г. № 424 «О внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты Правительства Республики Мордовия, связанные с управлением государственной собственностью Республики Мордовия»;

постановление  Правительства Республики Мордовия от 11 ноября 2011 г. № 428 «О внесении изменения в Положение о Республиканской архивной службе Республики Мордовия».

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель Правительства Республики Мордовия
В. Сушков

Утверждено
постановлением Правительства
Республики Мордовия
от 18 ноября 2013 г. №505

ПОЛОЖЕНИЕ
О РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

Глава 1. Общие положения

1. Республиканская архивная служба Республики Мордовия (далее –  Архивная служба) является исполнительным органом государственной власти Республики Мордовия по управлению архивным делом в Республике Мордовия.

2. Архивная служба в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Мордовия, а также настоящим Положением.

3. Архивная служба осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ей Государственное казенное архивное учреждение «Центральный государственный архив Республики Мордовия», Государственное казенное архивное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия» (далее – государственные архивы) во взаимодействии с другими исполнительными органами государственной власти Республики Мордовия, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Архивная служба осуществляет функции и полномочия учредителя (собственника) в отношении унитарных предприятий и государственных учреждений, находящихся в её ведении, за исключением полномочий, отнесенных к компетенции Правительства Республики Мордовия и Государственного комитета имущественных и земельных отношений Республики Мордовия.

4. Имущество Архивной службы является государственной собственностью Республики Мордовия и закрепляется за ней на праве оперативного управления.

5. Архивная служба является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, печать с изображением Государственного герба Республики Мордовия и со своим полным наименованием, а также соответствующие печати, штампы и бланки.

Финансирование расходов на содержание аппарата Архивной службы осуществляется за счет средств республиканского бюджета Республики Мордовия, предусмотренных на государственное управление.

6. Местонахождение Архивной службы – Российская Федерация, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Московская, д. 31, корп. 4.

Полное наименование – Республиканская архивная служба Республики Мордовия.

Сокращенное наименование – Архивная служба Республики Мордовия.

7. Архивная служба является главным распорядителем средств республиканского бюджета Республики Мордовия для государственных архивов.

Глава 2. Полномочия

8. Архивная служба осуществляет следующие полномочия:

1) в области управления архивным делом Республики Мордовия:

обеспечивает подготовку и внесение на рассмотрение в Правительство Республики Мордовия проектов законов Республики Мордовия и иных нормативных правовых актов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложений по развитию Архивной службы;

обобщает практику применения законодательства Российской Федерации и Республики Мордовия и вносит предложения о совершенствовании нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности;

разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных государственных архивов;

вносит предложения в Правительство Республики Мордовия о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

организовывает предоставление государственных услуг в сфере архивного дела, в том числе в электронном виде, в соответствии с административными регламентами;

оказывает гражданам бесплатную консультативную помощь в области архивного дела;

 рассматривает обращения граждан, общественных объединений, юридических лиц, принимает по ним решения, направляет ответы в установленный законодательством срок, а также организовывает личный прием граждан по вопросам, относящимся к сфере архивного дела;

обеспечивает мобилизационную подготовку Архивной службы, а также контролирует и координирует деятельность государственных архивов Республики Мордовия по мобилизационной подготовке;

организовывает в пределах своей компетенции проведение мероприятий по гражданской обороне, разрабатывает и реализовывает планы  гражданской обороны и защиты населения;

участвует в пределах своей компетенции в противодействии экстремистской деятельности и терроризму;

обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, конфиденциальную информацию, организовывает работу государственных архивов по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;

осуществляет контроль за обеспечением государственными архивами открытости и доступности информации о своей деятельности, за соответствием деятельности государственных архивов целям, предусмотренным учредительными документами;

осуществляет контроль в пределах своей компетенции за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия (далее – государственные органы), государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия (далее –  организации Республики Мордовия);

формирует сеть государственных архивов;

осуществляет международное и межрегиональное сотрудничество и организовывает работу по выявлению, приобретению документов по истории Республики Мордовия в федеральных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, за рубежом, обмену копиями документов в целях пополнения Архивного фонда Республики Мордовия;

анализирует состояние и развитие архивного дела в Республике Мордовия;

заключает договоры с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными в Республике Мордовия, о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, в государственные архивы Республики Мордовия;

разрабатывает и заключает соглашения о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела с органами местного самоуправления;

осуществляет контроль в пределах своей компетенции за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах (далее – государственные полномочия в области архивного дела), а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий;

согласовывает условия и место дальнейшего хранения документов Архивного фонда Республики Мордовия при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций;

обеспечивает соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

2) в области формирования Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда Республики Мордовия, организационно-методического руководства архивами государственных органов, организаций Республики Мордовия и организацией документов в делопроизводстве:

определяет категории юридических и физических лиц, документы которых в силу их научной, информационной и практической значимости подлежат включению в состав Архивного фонда Республики Мордовия, принимает решения о включении их в список источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия;

решает в пределах своей компетенции вопросы о включении на основании экспертизы ценности в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, находящихся в федеральной собственности, собственности Республики Мордовия, муниципальной и частной собственности;

согласовывает номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях юридических лиц – источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия;

организовывает в установленном порядке работу по пополнению Архивного фонда Республики Мордовия исторически значимыми личными архивами, документальными собраниями, коллекциями;

осуществляет меры по обеспечению преимущественного права Республики Мордовия на покупку архивных документов, находящихся в частной собственности, в случае их аукционной или комиссионной продажи;

оказывает методическую помощь, проводит консультации для сотрудников государственных органов и организаций Республики Мордовия по вопросам работы с документами в делопроизводстве, обеспечения их сохранности, упорядочения и использования;

3) в области обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации:

ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации в порядке, установленном федеральным законодательством;

организовывает внедрение в практику работы архивных учреждений Республики Мордовия наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и обеспечения сохранности документов;

осуществляет контроль за соблюдением нормативных требований режима хранения документов Архивного фонда Республики Мордовия;

определяет в соответствии с действующим законодательством порядок отнесения документов Архивного фонда Республики Мордовия к особо ценным и уникальным, порядок их учета, а также создания и хранения их страховых копий, ведет Республиканский реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия;

4) в области научной информации, использования документов, создания информационно-поисковых систем:

организовывает информационное обеспечение государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных систем по архивным документам;

организовывает по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформляет в установленном порядке, в том числе с проставлением «апостиля», архивные справки, направляемые в иностранные государства, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб и организацией приема граждан в подведомственных государственных архивах;

организовывает работу по подготовке документальных публикаций, литературы историко-краеведческого характера, документальных экспозиций, архивных справочников о составе и содержании документов Архивного фонда Республики Мордовия, а также информационных, методических пособий по вопросам архивного дела;

организовывает работу, координирует, осуществляет контроль за реализацией государственными архивами Республики Мордовия федеральных и республиканских программ, планов мероприятий, связанных с празднованием юбилейных и памятных дат истории Российской Федерации и Республики Мордовия;

устанавливает в соответствии с федеральным законодательством порядок использования архивных документов, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках Республики Мордовия;

осуществляет техническую политику в области разработки, внедрения и использования в архивном деле автоматизированных информационных технологий;

5) в области финансово-хозяйственной деятельности:

осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств республиканского бюджета Республики Мордовия, предусмотренных на реализацию возложенных на Архивную службу полномочий;

разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту республиканского бюджета Республики Мордовия о расходах на содержание аппарата Архивной службы и подведомственных ей государственных архивов, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период;

организовывает и ведет бухгалтерский учет исполнения сметы расходов, составляет бухгалтерскую отчетность и статистическую отчетность, представляет ее в установленном порядке и в установленные сроки в Министерство финансов Республики Мордовия и определенные законодательством уполномоченные органы;

обеспечивает в пределах своей компетенции финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, находящихся в государственной собственности Республики Мордовия, предоставляет  архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям;

осуществляет контроль за деятельностью подведомственных государственных архивов по оказанию услуг и выполнению работ на платной основе, утверждает порядок определения платы за выполненные работы, услуги, оказываемые государственными архивами юридическим и физическим лицам;

содействует в пределах своей компетенции решению вопросов улучшения условий труда работников государственных архивов Республики Мордовия, их социальной защиты;

6) в области научно-исследовательской и методической работы, повышения квалификации кадров:

координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела Республики Мордовия;

изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

организовывает профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников Архивной службы, подведомственных государственных архивов, оказывает содействие органам местного самоуправления в повышении квалификации работников муниципальных архивов;

определяет порядок и сроки проведения аттестации работников государственных архивов;

оказывает методическую помощь органам местного самоуправления по вопросам осуществления государственных полномочий в области архивного дела;

осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету, использованию архивных документов, образовавшихся в деятельности Архивной службы.

9. Архивная служба в пределах своей компетенции имеет право:

разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам, отнесенным к ее компетенции, осуществлять внутриведомственный контроль;

запрашивать и получать от государственных архивов учредительные документы;

запрашивать в установленном порядке информацию о финансово-хозяйственной деятельности государственных архивов у органов статистики, органов, уполномоченных по контролю и надзору в области налогов и сборов, и иных органов надзора и контроля, иных организаций;

направлять своих представителей для участия в проводимых государственными архивами мероприятиях;

проводить проверки соответствия деятельности государственных архивов, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным учредительными документами, в порядке, установленном законодательством;

получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, входящим в компетенцию Архивной службы, в том числе от органов местного самоуправления, информации об использовании материальных ресурсов и финансовых средств на осуществление государственных полномочий в области архивного дела;

создавать координационные и совещательные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов;

объявлять конкурсы, смотры по вопросам архивного дела, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия их проведения;

составлять в соответствии с федеральным законодательством протоколы о нарушении правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

проводить в установленном порядке совещания и иные мероприятия по вопросам, связанным с улучшением деятельности Архивной службы и подведомственных ей учреждений.

Глава 3. Организация деятельности

10. Архивную службу возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Главой Республики Мордовия.

Начальник Архивной службы имеет одного заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности Главой Республики Мордовия.

Начальник Архивной службы:

несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивную службу полномочий;

руководит деятельностью Архивной службы на принципах единоначалия;

распределяет обязанности между работниками Архивной службы и определяет их полномочия;

утверждает штатное расписание Архивной службы в пределах, установленных Главой Республики Мордовия численности работников и структуры, положения о структурных подразделениях;

действует без доверенности от имени Архивной службы, представляет ее интересы во всех организациях, в установленном порядке распоряжается средствами и имуществом Архивной службы, заключает договоры, выдает доверенности работникам аппарата Архивной службы;

издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными государственными архивами;

назначает на должность и освобождает от должности работников аппарата Архивной службы, директоров государственных архивов Республики Мордовия, заключает, изменяет и расторгает с ними служебные контракты, трудовые договоры;

утверждает в установленном порядке уставы подведомственных государственных архивов;

представляет в установленном порядке особо отличившихся работников к награждению государственными и ведомственными наградами;

выполняет другие полномочия в соответствии с действующим законодательством.

11. В случае отсутствия начальника Архивной службы его обязанности исполняет заместитель начальника Архивной службы.

12. При Архивной службе действует Научный совет (далее – Совет) для рассмотрения основных направлений и итогов научной и публикационной работы.

Состав Совета и положение о нем утверждаются начальником Архивной службы.

13. При Архивной службе действует экспертно-проверочная комиссия (далее – Комиссия) для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда, отбором их на хранение в государственные и муниципальные архивы Республики Мордовия и экспертизой ценности документов.

Положение о Комиссии и ее состав утверждаются начальником Архивной службы.

14. Реорганизация и ликвидация Архивной службы осуществляется Главой Республики Мордовия.