Муниципальный архив Зубово-Полянского района является одним из самых больших среди муниципальных архивов Республики Мордовия. В настоящее время в архиве в 314 фондах хранится более 31 тыс. дел, как постоянного хранения, так и по личному составу, фотодокументы. Архивом собраны и личные документы знатных людей района: народного учителя Республики Мордовия А.А. Прохорова, депутата Верховного Совета СССР, заслуженного агронома РСФСР Ф.П. Лябушева, заслуженных учителей РСФСР П.П. Кузнецовой, Г.А. Хруновой, Почетного работника образования Российской Федерации А.А.Пестова, учительницы, депутата Верховного Совета Мордовской АССР Л.И. Максимовой, отличника народного образования Ж.П. Головой, заслуженного работника сельского хозяйства Мордовской АССР А.Д. Ермашовой, главы района в 1996 – 2009 годах В.Б. Кидяева и др. Источниками комплектования архива является 61 организация, в том числе 34 муниципальной собственности. Ежегодно архив исполняет около 1500 запросов социально-правового характера граждан, подтверждающие их трудовой стаж, размер заработной платы, имущественные права и др.
Администрация района в последние годы уделяет большое внимание улучшению материально-технической базы архива. В 2016 году муниципальный архив, четыре архивохранилища которого располагались в двух разных зданиях, перемещен в новое помещение, отвечающее нормативным требованиям сохранности документов: в архиве установлены пожарная и охранная сигнализации, соблюдается температурно-влажностный режим хранения документов, все дела располагаются на металлических стеллажах, начато картонирование дел, архив подключен к сети Интернет.
Начальник Республиканской архивной службы Н.В. Бычков на встрече с Главой Зубово-Полянского муниципального района С.С. Сурдиным, руководителем аппарата администрации Т.П. Фоминой обсудил проблемы дальнейшего развития архивного дела в районе: улучшения материальной базы архива, установления электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда России, дальнейшее картонирование дел и др.
Сотрудники Республиканской архивной службы посетили также администрацию Булдыгинского сельского поселения, где ознакомились с постановкой делопроизводства и условиями хранения документов.