Целью посещения была проверка работы администрации района, муниципального архива и объединенного межведомственного архива (ОМВА) по личному составу по устранению недостатков, выявленных Республиканской архивной службой в июне 2014 года в ходе проверки осуществления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, а также в ходе поездки Начальника Республиканской архивной службы в район в августе 2015 года.
В ходе посещения архивов Николаем Владимировичем совместно с руководителем аппарата администрации района И.М. Поняевой была отмечена положительная работа администрации и архивов по устранению выявленных недостатков.
В муниципальном архиве (ведущий специалист Н.М. Асабова) осуществлен ремонт архивохранилища: заменены полы, произведена покраска стен, отремонтирована вентиляция, в архивохранилище с окон убраны не распашные металлические решетки. В 2016 году приобретено 20 коробов и закартонировано 448 дел.
На 01.01.2017 года в архиве хранится 7219 дел на бумажной основе (из них 3322 дел государственной собственности), в том числе 145 дел личного происхождения; 597 фотодокументов. В 2016 году принято на хранении 634 дела от организаций, 23 фотодокумента, 40 дел личного происхождения участника Великой Отечественной войны Ф.А. Дудоладова. Утверждено на ЭПК Республиканской архивной службы описей на 667 дел, 4 номенклатуры. В районной газете опубликована статья «Летопись событий», к 71-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне архивом по документам личных фондов участников войны была подготовлена выставка, которая экспонировалась в районном Доме детского творчества. Исполнено 230 запросов социально-правового характера, из них 221 с положительным результатом.
В МКАУ «ОМВА документов по личному составу» (директор Л.Н. Кутурова) обеспечиваются нормативные условия хранения документов, установлена пожарная сигнализация, металлическая дверь в архивохранилище и др. Полно и качественно, с соблюдением установленных сроков исполняются запросы социально-правового характера. В 2016 году в архиве был приобретен компьютер, подключен к сети Интернет, приобретено программное обеспечение для электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда России, в декабре 2016 года начался электронный документооборот.
На 01.01.2017 года в архиве хранится 8697 дел. В 2016 году принято на хранение 79 дел от источников комплектования архива и 30 дел от ликвидированных организаций. Описано и согласовано на ЭПК описей на 479 дел. Исполнено 680 запросов, из них 634 положительных.
Вместе с тем, в архивах нарушен температурно-влажностный режим хранения: в архивохранилище температура 26º С – при норме 17–19º С. На здании отсутствует вывеска с названием архивов. Имеется задолженность в описании документов отдела градостроительства, архитектуры и ЖКХ администрации района.
В ходе поездки Н.В. Бычков также посетил организации – источники комплектования архивов.
На встрече Начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия Н.В. Бычкова с Главой района Т.Н. Полозовой были обсуждены вопросы дальнейшей работы по улучшению материально-технической базы архивов, изготовления и размещения вывески, закупки коробов и картонированию дел, покупки пылесоса, гигрометра, дополнительного огнетушителя, проведению ремонта потолка в муниципальном архиве.