Большое значение для сохранности исторически значимой информации имеют документы, фиксирующие события или явления в виде отдельных изображений, т.е. фотодокументы, которые дополняют, а иногда и шире раскрывают текстовое содержание документа.
Фотодокумент представляет собой наглядно-объективную форму. Важно то, что автор фотоснимка тоже присутствует в фотоработе, так как он является не только ее создателем, но реальным носителем культурно-социальных реалий. В связи с этим архивы придают большое значение комплектованию своих фондов фотодокументами, организации хранения и использованию их.
В Центральном государственном архиве Республики Мордовия фонды фотодокументов насчитывают 9 256 единиц хранения, в состав которых входят более 25 000 позитивов и 15 186 негативов, а также 3 471 единица учета цифровых фотодокументов, отражающих различные стороны развития республики, а также фотопортреты государственных, партийных, общественных, хозяйственных и др. деятелей, заслуженный людей, ветеранов войн, труда и др. Фонды фотодокументов хронологически охватывают период с начала ХХ в. – по начало ХХI в.
На протяжении многих лет фонды фотодокументов пополнялись (и пополняются до сих пор) поступлениями от организаций – источников комплектования ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия»: крупных промышленных предприятий г. Саранска и республики, министерств и ведомств, редакций республиканских и районных газет, общественных организаций, партий, движений и др.
Неповторимы по своей значимости и уникальности фотографии, поступающие от граждан, сдающих фотодокументы в составе своих личных архивов или в составе архивов своих родственников (это фотодокументы одного из старейших фотожурналистов Мордовии, ветерана Великой Отечественной войны С.И. Грошева, фотохудожника В.С. Крайнова и др.; ветеранов Великой Отечественной войны Б.М. Россейкина, А.В. Сорокина и др.; государственных и партийных деятелей А.О. Пиксаева, В.С. Учайкина и др.; ученых и писателей Г.Я. Меркушкина, Д.В. Цыганкина и др.; деятелей культуры и искусства Ф.В. Сычкова, С.Д. Эрьзи).
В архиве организуется широкое использование фотодокументов при подготовке и проведении тематических выставок, посвященных юбилейным и памятным датам. Фотодокументы предоставляются в пользование исследователям в читальном зале, а также организациям, использующим их в подготовке своих мероприятий и для публикации в средствах массовой информации.
Так, к 50-летию со дня образования первых студенческих строительных отрядов в Мордовии был снят документальный фильм. Очень много фотографий для фильма было предоставлено Центральным государственным архивом Республики Мордовия.
К 375-летию города Саранска сотрудниками архива было подготовлено электронное фотоиздание «Саранск и горожане: вторая половины ХХ века».
Большое количество фотографий из фондов архива было отобрано для включения в электронную базу данных «Фронтовые судьбы уроженцев Мордовии в фотографиях и документах».
Работа по пополнению и активной популяризации фотофондов является одним из главных направлений деятельности Центрального государственного архива Республики Мордовия, так как фотодокументы объективно отражают историю, трактуют определенные события, факты и явления. Они закрепляют и воспроизводят знания и ценности путем документирования производственной, общественной деятельности и личной жизни, значение которых с течением времени возрастает.
