В январе 2017 г. исполнилось 80 лет со дня образования Центрального государственного архива Республики Мордовия.
Распоряжением Центрального архивного управления СССР и РСФСР от 31 октября 1936 г. № 93 из состава Архивного управления Мордовской АССР был выделен Государственный архив Мордовской АССР как самостоятельная единица.
На госархив возлагалась задача концентрации, обеспечения сохранности и использования хранящихся в нем документов.
На тот момент в Госархиве хранилось 176 фондов (48 фондов дореволюционного периода и 128 фондов советского периода) объемом 25725 единиц хранения.
Архив располагался в подвальном помещении здания ЦИК Мордовской АССР (сегодня здание Администрации городского округа Саранск). Общая площадь архивохранилищ составляла 204 кв. метра.
В структуре архива были: секретный отдел, архив Октябрьской революции, исторический архив, канцелярия.
В своей деятельности архив подчинялся Архивному управлению при ЦИК МАССР и Центральному архивному управлению РСФСР.
Коренные изменения в системе организации архивов Мордовской АССР произошли в начале 1939 г. Указом Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля 1939 г. Архивное управление было реорганизовано в Архивный отдел и передано в ведение НКВД МАССР, что положительным образом повлияло на комплектование, упорядочение, обеспечение сохранности и использование документов госархива.
В сентябре 1940 г. государственный архив МАССР был переименован в Центральный государственный архив МАССР.
В соответствии с постановлением Совета Министров МАССР от 24 января 1941 г. «О выделении помещения под государственный архив НКВД Мордовской АССР» под архив была передана часть здания Иоанно-Богословской церкви на ул. Демократической.
В годы Великой Отечественной войны Центральный госархив МАССР продолжал свою работу по комплектованию, упорядочению, обеспечению сохранности и использованию документов. Особое внимание уделялось использованию документальных материалов в интересах поддержания боевого духа граждан. В 1942 г. была проведена работа по выявлению документов для выставки, посвященной ратным подвигам уроженцев Мордовского края в разные годы.
С годами шло пополнение фондов архива, поэтому перед Центральным госархивом остро встал вопрос о расширении его площадей.
Постановлением Совета Министров МАССР от 14 сентября 1946 г. было принято решение о строительстве здания под Центральный госархив МАССР.
В июне 1947 г. архив был перемещен в новое двухэтажное здание по ул. Республиканской со специально оборудованными архивохранилищами и просторным читальным залом.
В 1958 г. рядом с первым корпусом архива было введено в эксплуатацию еще одно новое архивохранилище на 200 тыс. единиц хранения.
В 1972 г. в ЦГА МАССР была создана лаборатория для сохранения страхового фонда особо ценных документов.
В 1979 г. построено новое здание архива на 400 тыс. единиц хранения.
В соответствии с распоряжением Правительства Республики Мордовия от 19 февраля 2007 г. №129-р Центральный государственный архив Республики Мордовия реорганизован путем присоединения к нему Центра документации новейшей истории Республики Мордовия.
На сегодняшний день Центральный государственный архив Республики Мордовия – крупнейшее государственное учреждение региона, осуществляющее комплектование, постоянное хранение, научную обработку, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и Республики Мордовия.
Архив хранит фонды органов государственной власти и управления, государственного контроля, суда и прокуратуры, учреждений, предприятий всех отраслей народного хозяйства и религиозных организаций с 1570 по 2010-е годы. По состоянию на 1 января 2017 г. в архиве находится на хранении 1031998 единиц хранения, сосредоточенных в 6340 фондах.
В структуре ЦГА Республики Мордовия значится 9 отделов: обеспечения сохранности и государственного учета документов; научно-справочного аппарата; планирования и организационно-методической работы; автоматизированных архивных технологий; комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства; справочно-информационной работы; научной информации и публикации документов; планирования закупок и выполняемых услуг, бюджетного учета и отчетности; материально-технического снабжения и обслуживания зданий.
Ежегодно ЦГА Республики Мордовия исполняет около 5 тыс. запросов социально-правового характера.
В течение года в читальном зале архива обслуживается около 2 тыс. исследователей.
В 2016 г. коллектив ЦГА Республики Мордовия впервые стал победителем в республиканском конкурсе «Лучшие товары Мордовии» и дипломантом во Всероссийском конкурсе «100 лучших товаров России» (в номинации «Услуги для населения»).
ЦГА Республики Мордовия в целях формирования патриотического сознания молодого поколения и развития интереса к истории родного края осуществляет информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами нашей страны и Республики Мордовия.
Сотрудники архива активно взаимодействуют со СМИ, учреждениями культуры и образования Республики Мордовия. Готовят выставки архивных документов, организуют экскурсии по ним.
В 2016 г. было подготовлено 19 выставок, наибольшей популярностью пользовались: «Город юный, город древний» (к 375-летию Саранска), «История Мордовии в событиях: вчера, сегодня, завтра», «Дела и люди 326-й Рославльской Краснознаменной стрелковой дивизии» (к 75-летию формирования дивизии), «Великий скульптор» (к 140-летию С.Д. Эрьзи) и др.
Архивное дело активно развивается. Создаются новые базы данных, ведется работа по созданию фонда пользования. На сегодняшний день в электронный вид путем сканирования переведено 139 343 единицы хранения. В будущем это позволит получать доступ к ретроспективной информации в максимально короткие сроки в удаленном доступе.
