Одним из направлений деятельности Государственного архива документов по личному составу Республики Мордовия является создание полноценного научно-справочного аппарата к документам архива, развитие информационно-поисковых систем, внедрение автоматизированных архивных технологий, обеспечение эффективного использования имеющегося научно-справочного аппарата. Научно-справочный аппарат необходим для совершенствования поиска архивной информации.
Большое внимание уделяется созданию электронного научно-справочного аппарата, картотеки, к фонду ОАО «Лисма». В электронную картотеку по фонду ОАО «Лисма» введено 28515 персоналий, что составляет (11,5%). Основными полями электронной базы данных являются сведения о гражданах: ФИО, номер фонда, описи, ед. хр. Поиск информации может осуществляться как по одному полю, так и по комбинации полей.
Проделана большая работа по составлению Краткого справочника по фондам, хранящимся в архиве. В электронную картотеку введены сведения о 868 фондах, которые систематизированы по отраслевому признаку, в соответствии с «Единым классификатором документной информации архивного фонда Российской Федерации». Внутри разделов фонды расположены по степени значимости и по алфавиту. Работа над Кратким справочником продолжается, составляется алфавитный указатель.
Ведется работа по усовершенствованию и переработке описей дел Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Мордовия, находящихся в неудовлетворительном состоянии, что существенно осложняет поиск необходимой информации.
Разработан официальный сайт ГКАУ «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия» (http: //gadlsrm.ru/), где представлена подробная информация об архиве и хранящихся документах.
Развитие и совершенствование научно-справочного аппарата тесно связано с активным использованием информационных технологий. Их применение позволит улучшить состояние научно-справочного аппарата, сделать его гибким, точным и удобным в использовании.