Архивное управление Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия постоянно оказывает методическую и практическую помощь муниципальным архивам и организациям – источникам комплектования архивов по вопросам работы с документами.
30 июля 2018 г. главный специалист архивного управления Министерства культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия С.В. Рузаева с целью оказания методической и практической помощи посетила Лямбирский муниципальный район.
В отделе по работе с учреждениями образования администрации Лямбирского муниципального района и муниципальном казенном учреждении «Центр информационно-методического обеспечения муниципальных образовательных учреждений» Лямбирского муниципального района Республики Мордовия был изучен состав документов, образующийся в их деятельности, для составления примерной номенклатуры дел управлений (отделов) образования администраций муниципальных районов, центров информационно-методического обеспечения муниципальных образовательных учреждений муниципальных районов Республики Мордовия.
Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Она необходима в делопроизводстве каждой организации для обеспечения порядка формирования, учета документов, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для передачи в архив или для уничтожения дел с истекшими сроками хранения. В ходе изучения состава дел было установлено, какие виды документов образуются в отделе, центре в настоящее время. На основе нормативных документов определены сроки хранения, они будут включены в готовящуюся архивным управлением примерную номенклатуру дел.
Состоялась встреча с начальником управления по социальной работе администрации Лямбирского муниципального района Р.Х. Салимовой и заведующей отделом по работе с учреждениями образования управления по социальной работе Е.У. Громовой, на которой обсуждались вопросы составления номенклатуры дел, формирования и описания документов, образующихся в деятельности управления.
Заведующей муниципальным архивом Л.К. Альмяшевой была оказана методическая помощь в составлении описей дел, экспертизе ценности документов администраций сельских поселений Лямбирского муниципального района.
Заведующей МКУ Лямбирского муниципального района Республики Мордовия «Объединенный межведомственный архив документов по личному составу» А.Х. Нугаевой была оказана помощь по описанию документов сельскохозяйственных предприятий и ликвидированных школ района.