Одним из полномочий Республиканской архивной службы Республики Мордовия является содействие органам местного самоуправления в повышении квалификации работников муниципальных архивов, оказание им помощи по основным направлениям деятельности.
Главный специалист организационно-методического отдела Республиканской архивной службы С.В. Рузаева с целью оказания методической и практической помощи посетила муниципальное казенное архивное учреждение Ромодановского района «Объединенный межведомственный архив документов по личному составу».
На хранении в архиве находится 9420 дел по личному составу, по которым ежегодно исполняется значительное количество запросов социально-правового характера. В 2016 году архивом исполнено 800 запросов, поступивших от граждан, учреждений Пенсионного фонда РФ – о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы и др.
В начале 2016 года установлено электронное взаимодействие с Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в Ромодановском районе, и в настоящее время обмен документами осуществляется с применением в качестве средства криптографической защиты информации программного обеспечения VipNet Client [Деловая почта].
Архив в установленные законодательством сроки осуществляет описание и прием документов от учреждений, организаций муниципального района.
Нормативные условия хранения документов в основном соблюдаются. В 2016 году в архиве осуществлен ремонт архивохранилищ и рабочего кабинета: заменены полы, произведена покраска стен и потолков, окон; на окнах установлены распашные решетки и светозащитные шторы; заменены светильники; в одном из архивохранилищ установлена металлическая дверь; приобретены металлические стеллажи, металлические шкафы для хранения учетных документов; закуплены гигрометры; начато картонирование дел.
С.В. Рузаева ознакомила вновь назначенную на должность заведующую архивом Н.Н. Измайлову с основными нормативными правовыми актами в области архивного дела, была оказана методическая и практическая помощь в составлении планово-отчетной документации; в работе с организациями-источниками комплектования архива: описании документов в соответствие с номенклатурами дел организаций, проведении экспертизы ценности документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, составлении описей дел, приеме-передаче дел в архив, ведении наблюдательных дел, карточек учета организаций и др.
