Выступление начальника организационно-методического отдела Республиканской архивной службы Республики Мордовия Г.И. Григорьевой на заседании коллегии Республиканской архивной службы Республики Мордовия 21 августа 2015 года

Информация о работе государственных и муниципальных архивов   Республики Мордовия   по  экспертизе ценности и отборе в состав Архивного   фонда Российской Федерации документов по личному составу

Исторические события в России конца ХХ века  внесли существенные коррективы в научные представления о ценности источников официального и личного происхождения, необходимых для объективного и всестороннего изучения прошлого. Подверглась пересмотру идея приоритета актовых, статистических, законодательных и других исторических источников официального происхождения, поскольку они не позволяют исследовать реальные изменения общественного сознания населения, раскрыть их определяющее влияние на общественно-политическое  развитие  страны. Полноценное понимание новейшей истории России оказалось невозможно без анализа биографических и генеалогических данных об участниках исторических событий: их именах, возрасте, образовании, социальном положении, обстоятельствах общественной и служебной деятельности, системе исповедуемых ими жизненных ценностей. Востребованность биографо-генеалогической информации существенно возросла и в связи с конституционным закреплением прав граждан на информацию, которая ныне регулируется нормативными правовыми актами. Вся эта информация содержится в документах по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, в том числе и Республики Мордовия.  

В настоящее время в государственных, муниципальных (в том числе ОМВА по личному составу) архивах, а также архивах организаций- источников комплектования данных архивов находится на хранение значительное количество документов по личному составу. Так на 1 января 2015 года в Центральном государственном архиве Республики Мордовия хранится в разных фондах 221828 дел, в Государственном архиве документов по личному составу Республики Мордовия – в 628 фондах 249763 дела, в  муниципальных архивах – 96446 дел, в Архивной службе г. о. Саранск – 109583 дела, в ОМВА по личному составу – 161949 дел, всего 839569 дел по личному составу.  Кроме того, по данным паспортизации в ведомственных архивах – источниках комплектования  государственного и муниципальных архивов на 1 января 2013 года хранилось  510557 дел  по личному составу.

В состав Архивного фонда Российской Федерации включена  только небольшая часть документов по личному составу, хранящихся в Центральном государственном архиве РМ. Это в основном личные дела  руководящих работников республики, отложившиеся в фондах  Совета Министров Мордовской АССР, Администрации Главы  и Правительства Республики Мордовия. Кроме того, в фондах партийных и комсомольских организаций, принятых из бывшего партийного архива, документы по личному составу изначально включались в состав описей управленческой документации постоянного хранения.

Несмотря на то, что  большая часть документов по личному составу не включена в состав Архивного фонда Российской Федерации, ценность их как массового источника  для проведения исторических, социологических, краеведческих, генеалогических и других исследований бесспорна.

Сроки хранения документов по личному составу были установлены перечнями типовых документов, соответствовавшими времени образования документов. До 1967 года основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, карточки учета работников) имели постоянный срок хранения. С 1967 года до середины 90-х годов ХХ века срок их хранения соответствовал «75 лет–Возраст ЭПК». С середины 90-х годов ХХ века по настоящее время срок хранения установлен «75 лет ЭПК», документы работников руководящего состава (высшего и среднего звена), работников, имеющих награды, звания, степени отнесены, как и ранее, к постоянному сроку хранения, т.е. включены в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ст. 22, п. «б» установлен 75-летний срок хранения документов постоянного срока хранения по личному составу в организациях.

75-летний срок хранения документов по личному составу для части документов, хранящихся как в государственных, муниципальных, так и ведомственных  архивах, уже истек (в 2015 году это документы, созданные до 1940 года).  По данным анкетирования, проводившегося в архивах в 2013 году по заданию Федерального архивного агентства, в ЦГА РМ  хранится 45758 дел  по 1943 год, в ГАДЛС – 722, в муниципальных архивах – 2298, в архивах организаций – источников комплектования ЦГА РМ – 1437.  Значительное количество  документов  за этот период имеется и в объединенных межведомственных архивах по личному составу в муниципальных районах.

Классификация документов по личному составу включает следующие группы:

- документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;

- документы о награждении работников;

- учетные документы работников;

- документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;

- документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

- отчетные документы по кадровому составу;

- трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

В связи с истечением 75-летнего срока хранения  документов по личному составу в архивах  необходимо проведение работы по экспертизе ценности, в результате которой дела  могут быть переведены на постоянное хранение или выделены к   уничтожению, как не имеющие исторической и практической ценности.  Проведение экспертизы  диктуется и необходимостью  освобождения площадей для дальнейшего комплектования, что для многих архивов очень актуально. В тоже время ее проведение осложнено как значительными объемами  документов, так и  слабостью методического обеспечения.  Критерии экспертизы ценности были определены еще в 1976 году в Методических рекомендациях по отбору на государственное хранение документов по личному составу, подготовленных ВНИИДАД. Многие критерии отбора, изложенные в них, в связи с потребностью современного общества в исторической,  демографической, социально-политической и особенно генеалогической информации, уже устарели.  К сожалению, в вышедших в этом году  методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», подготовленных ВНИИДАД, выход которых ждали архивисты, работа по экспертизе рассматривается чисто теоретически. Освещается нормативно-методическая база экспертизы ценности и отбора в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу; состав видов документов по личному составу; принципы и критерии экспертизы ценности. Однако,  рекомендаций по экспертизе ценности конкретных видов документов,  методике проведения отбора документов по личному составу в государственных, муниципальных архивах, в том числе  с учетом  опыта уже  накопленного архивами ряда регионов России,  не дается. В них указывается лишь, что «определенные периоды времени, требующие особой осторожности при отборе документов по личному составу, определяются на основании критериев: времени создания документов, значения информации, содержащейся в документах, полноты комплекса документов, степени сохранности документов».

Среди государственных и муниципальных архивов  Республики Мордовия работа по экспертизе ценности документов по личному составу, отбору из их числа документов, представляющих интерес  для науки,  проведения  генеалогических исследований, с последующей передачей  на  постоянное хранение, осуществлялась  пока несколькими муниципальными и  объединенными межведомственными архивами по личному составу. Данная работа  началась в 2005 году. В муниципальных архивах  были переведены из личного состава  на постоянное хранение, не дожидаясь  окончания 75-летнего срока,  документы, представляющие историческую и  практическую ценность: в Ардатовском архиве: приказы по личному составу, списки воспитанников  трех детских домов, эвакуированных в г.  Ардатов из Белоруссии в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 годов (данные документы использовались при написании статей, подготовке выставок и др.);  в Атюрьевском архиве:  документы Атюрьевского сельского Совета периода Великой Отечественной войны – списки граждан, направленных на работу на  торфяные  и промышленные предприятия в другие регионы страны,  семей, направленных на переселение;  в Темниковском  архиве: документы Темниковского  районного отдела  НКВД за  1941 год.

В ходе этой работы в Инсарском (до присоединения к муниципальному архиву) и Ельниковском ОМВА по личному составу были обнаружены дела, неправильно ранее отнесенные к личному составу: списки,  карточки,  посемейные списки, личные дела лиц, лишенных избирательных прав, раскулаченных. Дела были переданы по актам в муниципальные архивы и после переработки описей отнесены  в полном объеме к делам постоянного срока хранения.  В 2014 году в ходе переработки в фонде Отдела народного образования Исполкома Кадошкинского районного Совета, хранящемся  в ОМВА по личному составу,  были  выделены на постоянное хранение 17 личных дел учителей района за 1934–1958, которые переданы в муниципальный архив. 

В муниципальных архивах и ОМВА проводится работа с документами по нотариальным действиям, хранящимся в фондах  районных нотариальных контор, сельских советов. ЭПК Республиканской архивной службы принято решение о передаче на постоянное хранение всех документов по нотариальным действиям, образовавшихся в исполкомах сельских Советов (объем их невелик). Что же касается документов 5 районных нотариальных контор,  фонды  которых находились на хранение в ОМВА по 1953–1961 годы,  то в результате экспертизы ценности  переданы на постоянное хранение в муниципальные архивы в полном объеме  дела за «заповедные годы», то есть по 1945 год включительно,  с 1946 года –  все дела по нотариальным действиям  с недвижимым имуществом, журналы регистраций. Остальные дела, в основном  по наследованию небольших денежных сумм, в связи с тем, что 75-летний срок их временного хранения не истек, оставлены на хранении в ОМВА.

Всего за 2005–2014 годы в результате экспертизы ценности в ОМВА по личному составу выделены на постоянное хранение и переданы в муниципальные архивы 2354 дела.

В настоящее время в  отделах муниципальных архивов  администраций Инсарского, Зубово-Полянского, Ковылкинского, Краснослободского, Рузаевского, Темниковского муниципальных районов, а также во всех ОМВА по личному составу, имеются дела по личному составу, 75-летний временный срок хранения которых истек. Это личные дела работников отделов районных исполнительных комитетов,  сельских советов,  учителей,  пенсионные дел граждан, приказы по личному составу, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, ведомости и книги учета трудодней и  др. Самые ранние по времени создания,  пенсионные дела граждан, хранятся в отделе муниципального архива Краснослободского района с 1915 по 1951 год  и ОМВА по личному составу Ельниковского района с 1912  по 1950 год. В  ходе переработки описи  в фонде  Краснослободского районного отдела социального обеспечения  в пенсионных делах обнаружены письма с фронта  жителей района – участников советско-финской  1939–1940 годов и Великой Отечественных войн. Самые интересные письма 10 авторов были опубликованы в 2015 году в сборнике «Письма Победы».

Объем работы  муниципальных архивов и ОМВА по личному составу по экспертизе ценности документов по личному составу пока ограничен  в связи с большим количеством запросов социально-правового характера и недостаточной квалификацией сотрудников. Эта работа проводится в тесном взаимодействии с ЭПК Республиканской архивной службы.

В Центральном государственном архиве Республики Мордовия документы по личному составу, выделенные в отдельные описи,  хранятся в 243 фондах. Виды их чрезвычайно разнообразны. Наряду с личными делами, приказами по личному составу, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, хранятся документы по награждению, тарификационные списки, ведомости, личные дела заключенных и др. Определяющим фактором  для отбора документов на постоянное хранение  является наличие в документах информации для проведения  генеалогических и биографических исследований, информативность документов. В тоже время необходимо  оценивать документы  по личному составу на предмет повторяемости информации в других документах архива. В том случае, если в  процессе экспертизы ценности будет установлено, что  все включенные в опись дела по личному составу подлежат постоянному хранению, а состояние описи (заголовки, систематизация, научно-справочный аппарат) отвечает современным требованиям,  то наименование описи корректируется: опись дел по личному составу постоянного хранения.  

Дела по личному составу с истекшими сроками хранения имеются и в ведомственных архивах – источниках комплектования Центрального госархива.  По данным паспортизации такие дела хранятся в  Республиканском комитете ДОСААФ (с 1934 года, особую ценность имеют дела за годы Великой Отечественной войны), бывшем Республиканском управлении связи (ныне ОАО «Ростелеком» - с 1938 года),  в республиканских правлениях всероссийских обществ  глухих, слепых  (с 1937–1939 годов) и других. К сожалению,  крайне редко в организациях при составлении описей на личные дела уволенных  сотрудников, личные дела  руководителей, работников  имеющих государственные и иные  награды, премии, степени и звания описываются в отдельной описи дел постоянного хранения (статья 656а Перечня типовых управленческих документов…2010 года).

В Государственном архиве  документов по личному составу Республики Мордовия  документы, временный 75-летний срок хранения которых истек, имеются в 33 фондах из 628. Проведение работы по экспертизе ценности в этом архиве необходимо в связи с отсутствием  свободных для  дальнейшего комплектования площадей.  Основной состав документов, хранящихся в архиве – приказы по личному составу, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, карточки формы Т-2, невостребованные трудовые книжки, личные дела уволенных рабочих и служащих.  Среди последних дел особую ценность представляют переданные в архив личные дела  работников Прокуратуры, Народного комиссариата и Министерства юстиции, работников судов,  а также  Наркомата и Министерства  финансов Мордовской АССР, финансовых работников районов республики. Личные дела сотрудников Министерства финансов до  передачи в архив были использованы при подготовке книги «Министерство финансов Республики Мордовия: история и современность». Среди них  – участники гражданской войны  и Великой Отечественной войны 1941–1945 годов, лица, награжденные государственными и ведомственными наградами, имеющие почетные звания.

Таким образом, в государственных,  муниципальных архивах Республики Мордовия,  а также архивах организаций – источников комплектования данных архивов находится на хранение более 1, 3 млн. дел по личному составу. Ежегодно увеличивается количество дел, 75-летний срок временного хранения которых истек, в связи с чем особую актуальность приобретает работа по экспертизе  их ценности, передаче на постоянное хранение или выделении к уничтожению.  В тоже время эта работа тормозится отсутствием методического обеспечения, загруженностью сотрудников архивов  другими видами работ.

На наш взгляд,  в связи  с неполной сохранностью документов за ранние периоды,  при проведении экспертизы ценности  необходимо как можно в большем объеме  перевести на постоянное хранение документы по личному составу за так называемые «заповедные годы», то есть по 1945 год включительно, в том числе в полном объеме личные дела, приказы по личному составу.  При проведении экспертизы ценности встает проблема целесообразности уничтожения документов до 1945 года по оплате труда, книг учета трудодней колхозников – самой многочисленной категории документов по личному составу, хранящейся в архивах.  Информативность этих документов, как правило, невысока, но и для их уничтожения за период «заповедных лет» архивам нужны серьезные аргументы. И в данном случае необходим комплексный подход к решению этой проблемы. Решение о выделении их к уничтожению принимать индивидуально по каждому фонду, с привлечением  экспертов, членов Научного  совета Республиканской архивной службы. 

При этом следует учесть, что ряд документов по личному составу может быть отнесен к документам постоянного срока хранения до истечения установленного срока хранения (личные и пенсионные  дела участников Великой Отечественной войны и др.).

Работу по экспертизе ценности дел по личному составу, 75-летний срок хранения которых истек, проводить в плановом порядке, включать ее в основные направления деятельности архивов на предстоящий год.