Выступление Начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия Н.В. Бычкова на селекторном совещании с муниципальными архивами 17 сентября 2015 года
О мероприятиях по устранению органами местного самоуправления муниципальных образований выявленных нарушений по результатам проверок Республиканской архивной службой по контролю за соблюдением законодательства в сфере архивного дела
Одной из важных задач своей деятельности Республиканская архивная служба считает содействие развитию архивного дела в муниципальных образованиях.
В настоящее время в республике действуют 23 муниципальных архива, являющихся структурными подразделениями органов местного самоуправления, 16 объединенных межведомственных архивов по личному составу».
В рамках своих полномочий, закрепленных в Положении о Республиканской архивной службе Республики Мордовия, мы активно взаимодействуем с органами местного самоуправления, используя при этом самые разнообразные формы работы. Это: проверки осуществления органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также использования финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных вам для осуществления государственных полномочий, оказание методической помощи по вопросам архивного дела.
В целях знакомства с состоянием дел в муниципальных архивах и объединённых межведомственных архивах по личному составу мной в мае-августе 2015 года были осуществлены командировки во все районы республики. Информация по их итогам размещалась на сайте органов государственной власти Республики Мордовия. В ходе посещений в обязательном порядке проводились встречи с главами администраций муниципальных районов или их заместителями, курирующими работу муниципальных архивов.
Республиканской архивной службой еще в 2013 г. были подготовлены и направлены в районы методические рекомендации «Осуществление органами местного самоуправления переданных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах».
На реализацию государственных полномочий в области архивного дела органам местного самоуправления из республиканского бюджета ежегодно выделяются денежные средства в виде субвенций. Администратором этих средств является Республиканская архивная служба. Объем выделяемых средств конкретному муниципальному образованию зависит от количества единиц хранения, относящихся к государственной собственности и хранящихся в муниципальных архивах.
По состоянию на 1 января 2015 года в муниципальных архивах хранится всего 424773 единицы хранения, в том числе 137065 государственной собственности, что составляет 32,3 %. Объем субвенций, предоставляемых из республиканского бюджета в 2015 году, составил 3053,9 тыс. рублей, за первое полугодие перечислено 1527, 0 тыс. рублей, из них израсходовано 92,5 %.
Выделяемые средства направляются органами местного самоуправления в основном на выплату заработной платы сотрудникам муниципальных архивов и на улучшение материально-технической базы архивов.
Не истрачены 114,5 тыс. руб. за I полугодие 2015 г.: г.о. Саранск – 58 тыс. руб., Зубов-Полянский, Лямбирский, Атяшевский, Темниковский районы до 15 тыс. руб.
В 2014–2015 годах велась определенная работа по улучшению материально-технической базы муниципальных архивов и ОМВА по личному составу муниципальных районов.
В 2014 году в архивохранилище Большеигнатовского муниципального архива проведен ремонт, приобретены дополнительно стеллажи. Установлена пожарная сигнализация в Торбеевском муниципальном архиве и ОМВА по личному составу. ОМВА по личному составу Чамзинского района перемещен в другое, большее по площади, помещение.
В ряде муниципальных архивов приобретена новая техника, мебель, приборы измерения температуры и влажности в хранилищах: психрометрические гигрометры ВИТ-2 в Атюрьевском, Кадошкинском, принтер в Зубово-Полянском, системный блок, черно-белый и цветной лазерные принтеры, цифровая камера «Canon», мебель в Лямбирском муниципальных архивах. От частного предпринимателя получена безвозмездно мебель (шкаф, сейф, сейф-шкаф) в Краснослободском муниципальном архиве
Подключены к сети «Интернет» Торбеевский, Инсарский муниципальные архивы.
В 2015 году закуплены короба в Старошайговском, металлические стеллажи в Ельниковском муниципальных архивах. Установлены пожарная и охранная сигнализации в муниципальном архиве и ОМВА по личному составу Чамзинского района. Закуплен новый компьютер в ОМВА по личному составу в Теньгушевском районе.
Несмотря на принимаемые меры, материально-техническая база муниципальных архивов и ОМВА по личному составу республики остается слабой.
В последние годы Федеральное архивное агентство по итогам паспортизации архивов постоянно отмечает Мордовию в числе регионов России с наиболее низкими показателями оснащения муниципальных архивов техническими средствами защиты – охранной и пожарной сигнализациями, а также картонированием дел.
В среднем по всем архивам России закартонировано – 72% дел, только по муниципальным архивам – 59%.
Это же отмечается при проверках отдельных архивов сотрудниками Управления Министерства культуры Российской Федерации по Приволжскому федеральному округу (по результатам проверок возбуждались дела об административных правонарушениях).
Во многих районах архивохранилища не отвечают нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, нуждаются в ремонте. Только в 5 районах Дубенском, Кадошкинском, Ковылкинском, Темниковском, Чамзинском в муниципальных архивах имеется пожарная и охранные сигнализации, еще в 10 архивах только пожарная. В Зубово-Полянском, Ельниковском, Краснослободском, Рузаевском архивах часть дел продолжает располагаться на деревянных стеллажах, непропитанных огнезащитным составом. Ряд архивов не закупили приборы по измерению температурно-влажностного режима хранения документов. Только в архивах 10 муниципальных районов – Ардатовском, Атяшевском, Большеберезниковском, Дубенском, Ичалковском, Кочкуровском, Кадошкинском, Лямбирском, Рузаевском, Чамзинском и в Архивной службе г. о. Саранск проводится картонирование дел. Закартонировано в архивах муниципальных районов и г.о. Саранск 37845 дел, что составляет 8,9 %.
Лучшие показатели по картонированию в Кочкуровском – 84%, Ичалковском – 68%, Большеберезниковском – 53%, Лямбирском – 36%, Кадошкинском – 16%, Дубенском – 15%, Ардатовском – 13% архивах.
Еще хуже обстоят дела в ОМВА по личному составу. Только в Дубенском и Кадошкинском, Чамзинском архивах имеется охранная и пожарная сигнализации, еще в 8 – только пожарная. Начато картонирование дел в Атяшевском и Чамзинском архивах, в других архивах не проводится.
По итогам посещений муниципальных архивов главам администраций муниципальных районов Рузаевского и Лямбирского направлены письма о необходимости принятия мер.
С 1 января 2014 года порядок осуществления контроля за деятельностью органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления регулируются статьей 77 Федерального закона от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». В течение 2014–2015 годов заместителем начальника Республиканской архивной службы Л.В. Чересевой и начальником отдела финансово-бухгалтерского учета и отчетности Г.А. Ефимкиной в целях контроля проведены 12 проверок органов местного самоуправления за осуществлением государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, и использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий. По итогам проверок составлены акты и даны рекомендации по устранению выявленных нарушений. До конца 2015 г. Планируются проверки еще в 3-х районах: Б. Березниковском, Краснослободском и Чамзинском. В 2016 г. Проверке подлежат 9 районов (Атюрьевский, Дубенский, Ельниковский, Ковылкинский, Кадошкинский, Кочкуровский, Ст. Шайговский, Теньгушевский, г.о. Саранск.)
Анализ показывает, что в основном выявленные нарушения органами местного самоуправления устраняются в установленные сроки. Однако имеются и случаи переноса сроков исполнения предписаний. Это касается пунктов по обеспечению сохранности документов, исполнение которых связано с материальными затратами и, следовательно, отсутствием средств в бюджетах муниципальных образований.
В целях оказания методической и практической помощи в работе по обеспечению сохранности, комплектованию и использованию архивных документов специалистами Республиканской архивной службы в 2014–2015 годах осуществлены 33 командировки в муниципальные архивы и ОМВА по личному составу. Сотрудниками организационно-методического отдела в помощь сотрудникам муниципальных архивов подготовлены 6 примерных номенклатур дел:
– Совета депутатов муниципального района,
– Экономического управления (отдела) администрации муниципального района,
– Государственного казённого учреждения Республики Мордовия «Центр занятости населения»,
– муниципального архива (отдела муниципального архива) администрации муниципального района.
– Финансового управления (отдела) администрации муниципального района,
– АНО «Редакция газеты».
Подготовлена Инструкция по делопроизводству в Совете депутатов муниципального района.
Муниципальные архивы и ОМВА по личному составу фактически не размещают информацию об архивах и о своей работе на сайтах районных администраций (отдельная информация).
В соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» основными принципами обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления являются:
- открытость, доступность и достоверность информации о деятельности;
Доступ к информации о деятельности органов местного самоуправления может обеспечиваться следующими способами:
- опубликование информации о своей деятельности в средствах массовой информации;
- размещение информации о своей деятельности в сети «Интернет».
Проведенный анализ показал, что у муниципальных архивов Республики Мордовия своих сайтов нет.
В ходе просмотра на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия страниц администраций муниципальных районов Республики Мордовия, имеющихся сайтов органов местного самоуправления муниципальных районов Республики Мордовия не обнаружены ссылки «Муниципальные архивы» на страницах и сайтах следующих муниципальных районов:
Атяшевского (муниципальный архив), Дубенского, Ельниковского, Зубово-Полянского, Инсарского, Ковылкинского, Кочкуровского, Старошайговского.
Архивная служба в сентябре 2015 г. на имя глав администраций муниципальных районов направляла рекомендации по созданию на сайте органов государственной власти Республики Мордовия, на страницах администраций муниципальных районов ссылок «Муниципальные архивы» и оформить их согласно приложению.
Соответствующие ссылки были созданы и находятся на стадии заполнения на сайтах следующих администраций районов: Атюрьевского, Ардатовского, Большеберезниковского, Большеигнатовского, Кадошкинского, Краснослободского, Лямбирского, Ромодановского, Темниковского, Теньгушевского, Торбеевского, Чамзинского.
В ходе просмотра сайтов органов местного самоуправления муниципальных районов выявлена следующая информация:
1. На официальном сайте органов местного самоуправления Атяшевского муниципального района имеется ссылка Муниципальное архивное бюджетное учреждение Атяшевского муниципального района «Объединенный межведомственный архив по личному составу».
В ней размещены:
– Муниципальное задание на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов;
– Отчет о выполнении Муниципального задания за 2012 год;
– План финансово-хозяйственной деятельности на 2013 год и отчет об его выполнении за 2012 год.
Как видим, информация давно не обновлялась.
2. На официальном сайте органов местного самоуправления Ичалковского муниципального района ссылка «Муниципальный архив» имеется, но в ней размещены только фотографии участников Великой Отечественной войны.
3. На официальном сайте органов местного самоуправления Рузаевского муниципального района имеется ссылка «Архивный отдел», которую достаточно сложно найти.
В ней размещены:
– Перечень законодательных и нормативных документов по предоставлению муниципальной услуги по выдаче выписок из архивных документов, копий архивных документов;
– Перечень законодательных и нормативных документов по предоставление муниципальной услуги по выдаче выписок из архивных документов, копий архивных документов, подтверждающих право на владение землёй.
4. На сайте Администрации г.о. Саранск ссылка «Архивная служба» размещена в разделе «Аппарат администрации».
В ней размещены:
– Контактная информация;
– Распоряжение Администрации об утверждении положения об Архивной службе и должностной инструкции начальника Архивной службы;
– Административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг.
В связи с этим рекомендуем продолжить работу созданию и заполнению ссылок «Муниципальные архивы» на сайтах органов местного самоуправления муниципальных районов и отчет о проделанной работе представить в Архивную службу Республики Мордовия в срок до 30 сентября 2015 г.
Рекомендации по итогам совещания
1. Органам местного самоуправления:
1.1. осуществить комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии и исключающих их хищение и утрату.
1.2. организовать неукоснительное исполнение предписаний Республиканской архивной службы в установленные сроки, представлять информацию об их выполнении.
2. Муниципальным архивам и объединенным межведомственным архивам по личному составу в срок до 1 ноября 2015 года составить и утвердить распоряжениями администраций муниципальных районов планы мероприятий по улучшению материально-технической базы архива с указанием сроков и необходимых финансовых средств. Планы представить в Республиканскую архивную службу вместе с годовым планом работы на 2016 год до 10 ноября 2015 года.