В рамках соглашения Центральный государственный архив Республики Мордовия принимает обязательства по хранению документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности организаций, обеспечивает их сохранность, учет, осуществляет использование документов в соответствии с законодательством Российской Федерации; оказывает организациям необходимую методическую и практическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства.
В списке организаций – источников комплектования на 1 ноября 2016 года 302 организации.
В соответствии с федеральным законодательством отношения с территориальными организациями федеральных органов исполнительной власти, федеральными организациями, акционерными обществами, профсоюзными и общественными организациями должны строиться на основе договоров (соглашений) о сотрудничестве в области архивного дела. Исходя из этого, соглашения должны быть заключены со 165 организациями.
Работа по заключению соглашений велась в течение2016 года. Одни из первых заключили соглашения Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Республике Мордовия, ФГБУ «Управление мелиорации земель и сельскохозяйственного водоснабжения по Республике Мордовия, Отдел государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Саранске, Мордовская республиканская организация профсоюза работников машиностроения.
На 19 декабря 2016 года из 165 организаций федеральной и частной форм собственности заключены соглашения со 143 (86,7%) организациями – источниками комплектования.
В планах архивной службы до конца 2016 года заключить соглашения еще с 22 акционерными обществами и общественными организациями.