Функции и полномочия

Архивное управление Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия осуществляет следующие функции:

Управление:

1. в сфере обеспечения деятельности Экспертно-проверочной комиссии Министерства:

обеспечивает деятельность экспертно-проверочной комиссии при Министерстве в целях решения ею научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Республики Мордовия, с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных, документов, решения вопросов о включении в состав Архивного фонда Республики Мордовия конкретных документов, а также иных вопросов, возложенных на экспертно-проверочную комиссию Министерства в соответствии с действующим законодательством;

обеспечивает проведение экспертно-проверочной комиссией Министерства экспертизы ценности документов, находящихся в федеральной собственности, собственности Республики Мордовия, муниципальной и частной собственности, и принятия решения о включении их в состав Архивного фонда Республики Мордовия;

обеспечивает согласование экспертно-проверочной комиссией Министерства номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия;

обеспечивает согласование экспертно-проверочной комиссией Министерства списков организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Мордовия и принятие решения о внесении в них изменений;

2. в сфере обеспечения контрольных функций Министерства:

по поручению Министра осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия (далее – организации Республики Мордовия);

в пределах своей компетенции осуществляет контроль за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах;

в пределах своей компетенции оказывает методическую помощь органам местного самоуправления по вопросам осуществления государственных полномочий в области архивного дела;

обеспечивает подготовку письменных предписаний по устранению нарушений действующего законодательства об архивном деле, обязательные для исполнения органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления;

обеспечивает согласование условий и места дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации организаций Республики Мордовия путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций;

обеспечивает согласование условий и места дальнейшего хранения архивных документов при ликвидации организаций Республики Мордовия;

осуществляет меры по обеспечению преимущественного права Республики Мордовия на покупку архивных документов, находящихся в частной собственности, в случае их аукционной и комиссионной продажи;

в случае нарушения порядка продажи архивных документов, находящихся в частной собственности, вносит предложения Министру о необходимости обращения в суд с иском, содержащим требования о переводе на Министерство прав и обязанностей покупателя;

в случае невыполнения собственником особо ценных документов и охраняемых государством документов своих обязанностей по хранению, учету и использованию этих документов, что может привести к утрате ими своего значения, вносит предложения Министру о необходимости обращения в суд с иском, содержащим требования об изъятии их у собственника в соответствии со статьей 240 Гражданского кодекса Российской Федерации;

3. в сфере обеспечения сохранности документов:

обеспечивает формирование архивных фондов Республики Мордовия;
вносит предложения Министру по  формированию сети государственных архивов Республики Мордовия;

обеспечивает соблюдение порядка государственного учета документов Архивного фонда Республики Мордовия в соответствии с федеральным законодательством;

осуществляет ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия;

организует работу по выявлению уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации;

организовывает в установленном порядке работы по пополнению Архивного фонда Республики Мордовия исторически значимыми личными архивами, документальными собраниями, коллекциями;

обеспечивает соблюдение порядка отнесения документов Архивного фонда Республики Мордовия к особо ценным и уникальным, порядка их учета, а также создания и хранения их страховых копий;

обеспечивает соблюдение порядка использования архивных документов, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках Республики Мордовия;

обеспечивает согласование порядков использования документов Архивного фонда Республики Мордовия, находящихся на временном хранении в государственных органах, организациях Республики Мордовия;

в пределах своей компетенции согласовывает положения о комиссиях по рассекречиванию архивных документов и их персональные составы;

обеспечивает ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в порядке, установленном федеральным законодательством;

осуществляет подготовку предложений о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований, для внесения в Правительство Республики Мордовия;

осуществляет подготовку предложений о разграничении собственности между муниципальными образованиями и Республикой Мордовия на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, для внесения в Правительство Республики Мордовия;

вносит на рассмотрение Министра предложения о заключении договоров с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными в Республике Мордовия, о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, в государственные архивы Республики Мордовия;

обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

4. в сфере исполнения социально-правовых запросов:

организует по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке, в том числе с проставлением апостиля, архивных справок, направляемых в иностранные государства;

5. в сфере  научно-методической деятельности:

обеспечивает международное и межрегиональное сотрудничество и организацию обмена копиями документов в целях пополнения Архивного фонда Республики Мордовия;

координирует научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела Республики Мордовия;

организует деятельность совещательных органов (Научного совета, общественного совета, коллегии) по вопросам архивного дела при Министерстве;

организует внедрение в практику работы архивных учреждений Республики Мордовия наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и обеспечения сохранности документов, автоматизированных информационных технологий;

организует работу по подготовке документальных экспозиций, архивных справочников о составе и содержании документов Архивного фонда Республики Мордовия, а также информационных, методических пособий по вопросам архивного дела;

оказывает методическую помощь, проводит консультации для сотрудников государственных органов и организаций Республики Мордовия по вопросам работы с документами в делопроизводстве, обеспечения их сохранности, упорядочения и использования;

изучает, обобщает и внедряет опыт работы государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, организовывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, анализирует состояние и развитие архивного дела в Республике Мордовия;

содействует научно-исследовательской работе архивных учреждений в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных научных дисциплин и внедрению ее результатов в работу архивных учреждений Республики Мордовия и органов местного самоуправления в Республике Мордовия;

организует поисково-исследовательские конкурсы, акции, мероприятия с молодежными объединениями, образовательными организациями по краеведению, изучению и популяризации архивных документов;
осуществляет иные полномочия в сфере архивного дела, отнесенные к компетенции Министерства, в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Мордовия.