Целью поездки была проверка устранения нарушений, указанных в Предписании от 17 октября 2013 года Управления Министерства культуры России по Приволжскому федеральному округу муниципальному архивному бюджетному учреждению «Объединенный межведомственный архив по личному составу» (ОМВА), а также недостатков в обеспечении сохранности документов, выявленных Начальником Республиканской архивной службы в ходе посещения муниципального архива администрации района в августе 2015 года.
В целом Администрацией района в последние годы созданы хорошие условия для работы архивов. Муниципальный архив администрации (главный специалист архива О.Н. Лияскина) и ОМВА по личному составу (директор М.П. Сапунова) с 2013 года располагаются в новом помещении. В архивохранилищах поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим хранения, для измерения температуры и влажности приобретены гигрометры, установлены металлические двери повышенной прочности, приобретены новые порошковые огнетушители. Все дела расположены на металлических стеллажах, начато их картонирование.
Во время посещения архивов Николай Владимирович вместе с заместителем Главы Администрации – начальником управления делами А.М. Сюмкиным осмотрели установленную в апреле 2016 года в помещениях архивов охранно-пожарную сигнализацию. С ее введением в архивах в основном обеспечены все нормативные условия сохранности документов. Кроме того, за последний год муниципальный архив и ОМВА по личному составу подключены к сети Интернет, начато электронное взаимодействие с учреждениями Пенсионного фонда России. Продолжено картонирование дел, для чего закуплены новые короба.
Начальник Архивной службы в беседе с начальником управления делами отметил большую работу, проводимую Администрацией района по улучшению материально-технической базы архивов. Вместе с тем, пока остаются недостаточными объемы картонирования дел – в муниципальном архиве закартонировано только 10,75 % дел, в ОМВА по личному составу – около 16, 5%. Необходимы железные шкафы для хранения учетных документов.
