Целью поездки Начальника Республиканской архивной службы в Ковылкинский район была проверка работы по устранению недостатков, выявленных в ходе предыдущего посещения отдела муниципального архива администрации в июле 2015 года, а также обсуждение с руководством района работы вновь созданного постановлением Администрации района от 7 июня 2016 года №868 муниципального казенного учреждения «Объединенный межведомственный архив документов по личному составу» (ОМВА).
Николай Владимирович отметил некоторые положительные изменения в материально-технической базе отдела муниципального архива. Был проведен ремонт мягкой кровли здания архивохранилища. Начато картонирование дел: приобретено 200 коробов и закартонировано 760 дел. В связи с истечением срока перезаряжены 5 огнетушителей. Закуплено программное обеспечение и установлено электронного взаимодействие с учреждениями Пенсионного фонда России.
Начальник Архивной службы обсудил с первым заместителем Главы администрации Ковылкинского муниципального района Н.П. Комусовым вопросы дальнейшего улучшения материально-технической базы архивов, создания нормативных условий обеспечения сохранности документов: замену деревянных дверей в архивохранилищах на металлические, деревянных окон – на пластиковые. На встрече также рассматривался вопрос об организации работы по передаче документов по личному составу, научно-справочного аппарата из отдела муниципального архива в ОМВА по личному составу, а также проведения в г. Ковылкино 26 августа 2016 года выездного заседания коллегии Республиканской архивной службы.
В тот же день Начальник Республиканской архивной службы посетил Рузаевский район. Здесь Николай Владимирович вместе с руководителями органов местного самоуправления: Главой Администрации муниципального района Н.В. Иняткиной, заместителем Главы администрации по строительству, архитектуре, коммунальному хозяйству А.Н. Юлиным, Главой администрации городского поселения Рузаевка Ю.И. Романовым ознакомились с ходом работы по завершению реконструкции и ремонта здания, где будут размещаться архивохранилища и рабочие кабинеты сотрудников отдела муниципального архива Администрации района. В здании была проведена перепланировка, спроектированы отдельные помещения для архивохранилищ, рабочих кабинетов, комнаты для приема посетителей, установлены новые перегородки. Установлены новые системы отопления и водоснабжения, пандус для инвалидов, металлические решетки на окнах. В настоящее время в соответствии с нормативными требованиями завершаются работы по установке пожарной и охранной сигнализаций. Закуплены дополнительно 35 новых стеллажей, 4 железных шкафа для хранения учетных документов, новая мебель.
Начальник Республиканской архивной службы обсудил с Главой муниципального района проблемы, связанные с завершением работ по ремонту здания: необходимость обработки деревянных потолков огнезащитным составом, установка металлических стеллажей в соответствии с нормативными требованиями обеспечения сохранности документов, а также перемещением в новое помещение в течение августа-сентября архивных фондов муниципального архива.