Одним из важнейших направлений работы государственных архивов Республики Мордовия является обеспечение сохранности документов Архивного фонда Республики Мордовия и документов по личному составу. Соблюдение нормативных режимов хранения позволяет поддерживать документы в нормальном физическом состоянии и продлевать срок их жизни.
Комиссия во главе с заместителем Министра культуры, национальной политики, туризма и архивного дела Республики Мордовия Н.В. Бычковым провела проверку состояния архивохранилищ ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» и ГКАУ «ГАДЛС Республики Мордовия».
В ЦГА имеются 16 архивохранилищ, расположенных в 4 корпусах. В ГАДЛС имеются 4 архивохранилища, расположенные Музейно-архивном комплексе. В ходе проверки уделялось внимание общему санитарно-гигиеническому состоянию хранилищ, проверялось состояние измерительных приборов, контролирующих температурно-влажностный режим хранения документов, оценивалось состояние осветительных приборов, охранной и противопожарной сигнализации. Особое внимание уделялось наличию и ведению учетных документов архивохранилищ (журналов, картотек, указателей). Члены комиссии обращали внимание на физическое состояние дел, их размещение на стеллажах, состояние коробок и связок.
В результате проверки было установлено, что все архивохранилища оснащены охранной и пожарной сигнализацией и необходимым количеством огнетушителей. За каждым архивохранилищем закреплен сотрудник, ответственный за пожарную безопасность. В нерабочее время помещения опечатываются.
В хранилищах соблюдаются санитарно-гигиенический, охранный, температурно – влажностный и световой режимы.
Учетные документы в хранилищах ведутся в соответствии с установленными требованиями, сроки возврата дел соблюдаются.
Вместе с тем, были выявлены следующие недостатки.
В некоторых хранилищах имеются незначительные отклонения от нормативных показателей влажности и температуры. Замена перегоревших ламп проводится не всегда своевременно.
В целях обеспечения эффективного использования документов необходимо провести перемещение газетного фонда, а также продумать возможность более рационального размещения крупноформатных картографических документов дореволюционного и советского периодов.
По итогам проведенной проверки руководителям архивов поручено разработать план по устранению выявленных недостатков. А также разработать положение о переходящем вымпеле за лучшее архивохранилище, который будет вручаться ежегодно по итогам смотра или проверки.
