Интервью начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия Ю.Ф. Юшкина газете «Известия Мордовии» (опубликовано 22 августа 2013 г.)
Хранить вечно!
О жизни современных архивных служб Мордовии
Для большинства обывателей архив представляется неким складом, где хранятся старые документы – бумаги и фотографии, которые представляют интерес главным образом для историков. И многие до определённого момента не подозревают о социальной значимости архивных служб, и в частности - для отдельно взятой семьи или человека. Однако стремительно меняющаяся действительность вносит закономерные новшества в структуру и деятельность архивной системы. Подробнее об этом мы расспросили начальника Республиканской архивной службы РМ Юрия Фроловича Юшкина.
- Приоритетными направлениями деятельности для архивов сегодня, как и прежде, является обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Основными задачами для архивных органов и учреждений республики остаётся предоставление ими государственных и муниципальных услуг, в первую очередь связанных с социальной защитой граждан, повышение безопасности архивных фондов.
Вот, допустим, человек достиг пенсионного возраста. Трудился он по строительной профессии, и так сложилось, что – в разных организациях. Сами знаете, что творилось в 1990-х, когда организации де-юре то возникали, то присоединялись к чему-либо, то ликвидировались. И с ведением документации творилось непонятное. Но человек-то работал. И теперь важно максимально восстановить имеющиеся сведения, чтобы ему начислили достойную пенсию.
- И часто граждане обращаются по поводу уточнения таких данных?
- В последние 5-6 лет довольно часто. Только за прошлый год было порядка 58 тысяч обращений. Кроме вопросов, связанных с подтверждением трудового стажа и уточнения размера заработной платы, начислявшейся в разные годы, для граждан не менее актуальными являются сведения, касающиеся частной собственности, имущества. Нередко обращаются и для того, чтобы выяснить генеалогические подробности о своих предках и т.п.
- А сотрудникам архивов необходимо громадный объём столь важной документации систематизировать и сохранить?
- Да, мы также занимаемся упорядочением документов постоянного хранения и документов по личному составу. Республиканская архивная служба активно взаимодействует с органами местного самоуправления в решении вопросов развития архивного дела в муниципальных районах. Наши специалисты оказывают методическую и практическую помощь муниципальным архивам в работе по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов. Кроме того, мы контролируем качество деятельности муниципальных архивов по учету поступающих на хранение документов, выдаче архивных справок, копий документов, а также соблюдение порядка доступа и режима хранения документов.
Продолжалось совершенствование нормативной базы деятельности Республиканской архивной службы. В минувшем году разработаны и утверждены административные регламенты по предоставлению (исполнению) государственных услуг (функций) по принятию решения о включении на основании экспертизы ценности в состав Архивного фонда РФ конкретных документов, находящихся в федеральной собственности, собственности Республики Мордовия, муниципальной и частной собственности, организации информационного обеспечения государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан, а также Административный регламент государственных архивов РМ по предоставлению услуги хранения документов постоянного, временного и долговременного сроков хранения, а также документов по личному составу.
- В архиве, как в библиотеке или музее, огромное внимание уделяется соблюдению строго определённого «климатического режима»?
- Конечно, ведь это крайне важно, чтобы документы как можно дольше прожили. Поэтому мы немало сил и средств направляем на совершенствование материально-технической базы архивных учреждений, обеспечение нормативных условий хранения документов. В прошлом году отремонтированы фасад и крыша 4-го корпуса Центрального государственного архива (ЦГА РМ).
Кстати, на сегодня ЦГА РМ полностью оснащен современной компьютерной техникой.
Часть субвенций, направленных в истекшем году из республиканского бюджета, была использована на улучшение материально-технической базы муниципальных архивов. Проведен частичный ремонт в Инсарском, Торбеевском, Ельниковском архивах. Приобретены дополнительные металлические стеллажи для Кадошкинского, Лямбирского архивов, коробки для хранения дел – для Ичалковского, Кочкуровского, Лямбирского архивов, новый компьютер - для Зубово-Полянского архива, фотоаппарат для Ардатовского архива, новый жидкокристаллический монитор для Краснослободского архива, новая мебель - для Лямбирского архива. Дубенский муниципальный архив подключен к сети «Интернет». Чамзинский муниципальный архив переведен в новое, соответствующее нормативным требованиям режима хранения документов, помещение.
- Но бумажные носители, наверное, не особо надежные. Даже при идеальных климатических условиях бумага постепенно истлевает, а в неидеальных ещё быстрее портится…
- Совершенно верно. В минувшем году Центральным госархивом осуществлялась работа по оценке физического состояния документов. Выявлялись документы с повреждениями носителя и текста по фондам Областного суда Мордовской автономной области Средневолжского края, Министерства образования РМ, Темниковского уездного комитета ВКП (б) Тамбовской губернии. Всего выявлено 815 ед. хр., составлено 815 карточек.
И чтобы продлить жизнь документов, мы осуществляем реставрацию, проводим их подшивку. В прошлом году специалисты ЦГА РМ отреставрировали документы 1-ой, 3-ей и 4-ой сложности из фондов Саранского нижнего земского суда Саранского уезда Пензенской губернии, Коллекцию межевых и картографических материалов Спасского уезда Тамбовской губернии, Метрических книг, также реставрировались документы, обнаруженные в процессе выдачи документов из архивохранилищ и требующие срочной обработки. Всего за истекший год отреставрировано 144 единицы хранения, 27177 листов, закартонировано 6,056 тыс. единиц хранения.
- Юрий Фролович, но теперь всё большее предпочтение отдаётся не бумажным, а цифровым носителям. Многие госучреждения в своей практике всё активнее внедряют электронный документооборот.
- Да, мы тоже занимаемся переводом архивных документов в электронный вид путем сканирования с применением технологии CCD. На 1 января 2013 г. отсканировано 111,343 тыс. единиц хранения (962 560 Мб). Сейчас документы переносятся на жёсткие диски, DVD-R. Но сложно сказать, насколько долговечными окажутся эти носители. Никто не гарантирует, что в один момент они вдруг не размагнитятся, тогда база данных будет потеряна. Есть более надёжный вариант – микрофильмирование, который также получил довольно широкое распространение в мире. В этом случае документная информация с бумажного носителя фиксируется при помощи микрографии с высокой степенью уменьшения, но без малейшей утраты содержания. Тогда как при компьютерной обработке документов имевшаяся в них информация после оцифровки нередко оказывается изменённой. Поэтому наряду с удобными в обращении цифровыми носителями, для страховки важные документы дублируются в традиционном бумажном формате.
С целью создания автоматизированного научно-справочного аппарата ЦГА РМ создаёт тематические базы данных. Завершено внедрение 4-ой версии ПК «Архивный фонд» в государственных архивах.
Одной из приоритетных задач для нас остаётся качественное формирование Архивного фонда РФ. В списки организаций - источников комплектования муниципальных архивов включены 45 организаций: 30 – республиканской, 5 – муниципальной, 10 – частной собственности. Всего в сводном списке источников комплектования государственных и муниципальных архивов РМ значатся 1430 организаций. Кроме того, государственными архивами упорядочена документация постоянного хранения и дел по личному составу Правительства РМ, Управления Судебного департамента, Филиала ВГТРК «Мордовия», Управлений Пенсионного фонда и Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, Министерства соцзащиты населения, ЗАГСа и др. На хранение в государственные архивы за истекший год принято 5,363 тыс. единиц хранения управленческой документации и 8,676 тыс. единиц хранения по личному составу.
- Но ведь документы к вам поступают не только из учреждений и организаций.
- У нас хранятся и личные документы мордовских просветителей Е. В. Скобелева, М. Е. Евсевьева, скульптора С. Д. Эрьзи, живописца Ф. В. Сычкова, писателей Н. Л. Иркаева, К. Г. Абрамова, А. П. Тяпаева, 3. Ф. Дорофеева, А. К. Имярекова, Я. М. Пинясова, И. П. Кривошеева и др., представляющие немалый интерес для широкой общественности. А недавно приняты на хранение документы личного происхождения наших современников: композитора Г.Г. Вдовина, художника А.А. Мисюры, лингвиста, финно-угроведа Д.В. Цыганкина, видного ученого и политического деятеля А.И. Сухарева.
- Архивы, кроме всего прочего, являются богатейшим источником для научно исследовательской работы.
- Да. В 2012 году в читальных залах госархивов было обслужено 469 исследователей (2066 посещений), которым было выдано 16020 дел; 6865 копий и ксерокопий архивных документов. В читальных залах муниципальных архивов работали 94 исследователя (125 посещений), которым выдано 497 дел.
В плане расширения информационной базы Архивного фонда РМ Комиссией Республиканской архивной службы по рассекречиванию документов, созданных в процессе деятельности Мордовского обкома, горкомов и райкомов КПСС, продолжается работа по рассекречиванию документов из фондов республиканского, городских и районных комитетов КП РСФСР и ВЛКСМ.
Беседовала Мила Мельникова