Выступление главного специалиста-юриста Республиканской архивной службы Республики Мордовия Т.В. Бердовой на заседании коллегии Республиканской архивной службы Республики Мордовия 21 августа 2015 года

Информация о состоянии научно-справочного аппарата (НСА) к документам в государственных архивах Республики Мордовия

Развитие системы НСА государственных архивов на современном этапе направлено на обеспечение сохранности архивных документов, повышение качества и эффективности информационного обслуживания потребителей, расширение научно-информационной деятельности архивных учреждений в интересах государства и общества. Это – одна из приоритетных задач в работе государственных архивов Республики Мордовия.

По состоянию на 01.01.2015 г. объем документов, хранящихся в архивах составляет, 6 956 фондов 1 271 143 ед.хр. Неописанных документов не имеется.

Количество фондов, внесенных в отраслевой программный комплекс «Архивный фонд», составляет 100 %. В настоящее время работа идет с четвертой версией. В ГКАУ «ГАДЛС Республики Мордовия» из-за сбоя программы работа приостановлена.

В связи с возрастанием интереса к историческому прошлому страны, восстановлением утраченных традиций изменилась тематика использования архивных документов. По прежнему значительное место занимают исследования по истории организаций, документам Совета Министров МАССР, районным исполнительным комитетам. Проявился интерес к истории своей малой родины, своих родовых корней. В соответствии с требованиями времени государственные архивы строили работу по совершенствованию научно-справочного аппарата.

Государственные архивы Республики Мордовия (в большей части ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия») провели значительную работу по созданию различных типов справочников.

Базовым, обязательным для ведения в архиве справочником является опись дел.

По состоянию на 01.01.2015 г. в ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» числится 10537 описей дел, в т.ч. описей управленческой документации-9459, документов личного происхождения- 102, НТД- 22, документов личного состава- 864, кинодокументов- 1, фотодокументов- 82, документов на электронных носителях- 7.

В ГКАУ «ГАДЛС Республики Мордовия» - 872 описи дел по личному составу.

В 2012-2014 годах, с целью повышения информационно-поискового уровня описей, в государственных архивах Республики Мордовия осуществлялся комплекс работ по переработке и усовершенствованию описей к фондам архива. Было переработано и усовершенствовано 12049 ед.хр. документов по личному составу и 391 ед.хр. документов постоянного хранения. В 2014 году ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» данные виды работ не проводились.

В 2013 году в ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» корпорацией ОАО ЭЛАР осуществлен перевод описей в электронный формат. Были оцифрованы все описи дореволюционных фондов и наиболее востребованные описи фондов советского и постсоветского периодов, всего 738 описей. Наличие описей в электронном виде значительно ускоряет обслуживание исследователей в читальном зале и оформление требований на выдачу дел.

В соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 12.09.2014 № 8/1715-Т экземпляр описи в электронном виде может быть учтен в качестве 3-го экземпляра описи.

В ГКАУ «ГАДЛС Республики Мордовия» все описи находятся в полной (3 экз.) комплектности. В ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» по итогам замечаний, сделанных Росохранкультурой в 2012 году, разработан перспективный план работы по устранению недостатков. В соответствии с планом работы комплектность описей восстанавливается. За 2013-2014 годы восстановлена экземплярность 2 381 описи. Остается восстановить 5 201 опись.

Историческая справка и предисловие к фонду является архивным справочником, содержащим информацию по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда, к которому достаточно часто обращаются сотрудники архивов и исследователи.

В ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» работа по составлению и уточнению предисловий к фондам проводится в плановом порядке при проведении работ по усовершенствованию или переработке фондов, а также при составлении биографических справок к фондам личного происхождения. Предисловия имеются не ко всем фондам.

Чтобы узнать о составе и содержании фондов архива, исследователи обращаются прежде всего  к такому справочнику как путеводитель.

Путеводитель ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» состоит из двух частей. В первую часть вошла информация об архивных фондах организаций и учреждений КПСС и ВЛКСМ. Дата издания – 2009 год. Во второй части путеводителя содержится информация о фондах досоветского, советского и постсоветского периодов. Тома второй части были изданы в 2014 и 2015 годах.

ГКАУ «ГАДЛС Республики Мордовия» путеводителя или краткого справочника не имеет.

В государственных архивах Республики Мордовия, в частности ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия», готовятся и дополнительные справочники, такие как обзоры и указатели.

Обзоры подготовлены по следующим темам:

- Обзор документальных материалов по истории Мордовской АССР 15-19 вв.;

- Культурная работа на селе в 1934-1978 гг. (на примере Дубенского района);

- Учреждения, организации и предприятия Мордовской АССР периода социализма;

- Тематический обзор фондов личного происхождения;

- Обзор фондов, содержащих научно-техническую документацию.

Имеется указатель по истории административно-территориального деления в традиционной карточной форме объемом 23 432 карточки. Указатель переведен и в электронный формат.

Именной указатель содержит 75 158 карточек, которые также переведены в электронный вид.

Государственными архивами Республики Мордовия проводится тематическая разработка фондов с целью создания и пополнения каталогов и тематических баз данных.

В ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» имеются систематический, тематический  каталоги и каталог фотодокументов. На 01.01.2015 г. закаталогизированно 346 фондов, 147 078 ед.хр., составлено 397 472 карточки.

Часть информации из тематического каталога переведена в электронный формат и активно используется в следующих базах данных:  «Похозяйственные книги», «Горисполком», «Картографические материалы» и др.

Систематический каталог в настоящее время менее востребован, в связи с тем, что часть фондов прошла переработку и поисковая информация в карточках не соответствует действительности. Пополнение каталога прекращено, так как более востребованными становятся тематические БД.

В ГКАУ «ГАДЛС Республики Мордовия» имеется алфавитная картотека по фонду ОАО «Центролит». В ней содержится свыше 34 000 карточек.

В целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания по документам государственного архива создаются информационно-поисковые системы (БД).

На 01.01.2015 г. в ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» имеется 26 тематических БД. Работа по созданию 15 из них завершена. Используются в работе такие БД как: «Метрические книги», «Ревизские сказки», «Населенные пункты», «Прокуратура», «Материнство», «Эвакуация», «Ардатовский РИК», «Награждения» и др. Продолжают пополняться 8 БД: «Фотодокументы», «Пролетарский райсовет», «Картографические материалы», «Известия Мордовии», «Эрьзянь правда», «Правительство», «Постановления Совета Министров МАССР»-1, «Распоряжения Совета Министров МАССР». В 2014 году приступили к созданию трех новых БД: «Постановления Совета Министров МАССР»-2, «Ветераны труда», «Труженики тыла». Тематические БД являются одними из самых востребованных современных архивных справочников среди сотрудников и посетителей архива.

Перспективы развития и совершенствования научно-справочного аппарата тесно связаны с применением современных информационных технологий, созданием традиционного и автоматизированного НСА, позволяющего сделать поиск информации более быстрым и удобным. Их последовательное применение позволит улучшить состояние научно-справочного аппарата.

Государственным архивам Республики Мордовия предстоит продолжить работу по созданию полного комплекта описей, повышению информационного уровня описей путем их усовершенствования и переработки.

Необходимо и дальше развивать автоматизированный научно-справочный аппарат в части:

- создания справочников;

- пополнения справочно-учетных и тематических БД;

- внедрения новых электронных видов каталогов и автоматизированных поисковых систем, облегчающих и ускоряющих поиск информации;

- создания описей наиболее востребованных фондов в электронном формате и обеспечения к ним свободного доступа пользователей.

Государственные архивы Республики Мордовия целенаправленно работают по совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным документам на основании текущих и перспективных планов, в которых определены плановые показатели, а также намечены мероприятия, которые необходимо выполнять в течение ближайших лет.