На мероприятии присутствовали Глава администрации Рузаевского муниципального района Н.В. Иняткина, руководитель аппарата администрации Е.С. Шепелева, начальник архивного отдела Администрации Рузаевского муниципального района Республики Мордовия Н.Ш. Чугунова.
Руководство Республиканской архивной службы Республики Мордовия неоднократно обсуждало с Главой администрации Рузаевского района вопрос совершенствования материально-технической базы архива и возможности переезда в другое помещение.
До переезда в новое помещение архив располагался в цокольном этаже жилого дома. Остро стоял вопрос расширения площади для хранения фондов и улучшения условий работы сотрудников архива.
26 октября состоялось официальное открытие нового помещения архивного отдела по адресу: ул. Ухтомского, д. 58.
Была перерезана символическая красная ленточка Главой администрации Рузаевского муниципального района Н.В. Иняткиной, Начальником Республиканской архивной службы Республики Мордовия Н.В. Бычковым и начальником архивного отдела Администрации Н.Ш. Чугуновой. Начальник отдела Наиля Шагидулловна познакомила с новыми помещениями архива, с условиями размещения фондов и рабочими местами сотрудников.
По состоянию на 1 января 2016 года в Архивном отделе Администрации Рузаевского муниципального района находится на хранении 442 фонда, насчитывающих свыше 33 тыс. единиц хранения. Источниками комплектования архивного отдела является 51 организация. В архиве закартонировано около 25 % от общего количества единиц хранения.
Новое помещение архива соответствует всем нормам по освещению. Архив подключен к сети Интернет, налажено электронное взаимодействие с МФЦ. В целях соблюдения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» необходимо закрыть окна светозащитными шторами или жалюзи и решить вопрос по охранной сигнализации.
