О состоянии и перспективах развития системы научно-справочного аппарата в государственных и муниципальных архивах ПФО

Для подготовки данного вопроса было проведено анкетирование, в котором приняли участие 30 государственных архивов и 3 их филиала (2 – в Удмуртской Республике и 1 – в Самарской области), а также 537 муниципальных архивов. Хронологические рамки доклада – 2019-2022 гг., т.к. вопрос «О состоянии и перспективах развития системы научно-справочного аппарата в государственных архивах» рассматривался на заседании Научно-методического совета архивных учреждений ПФО в 2019 г. в г. Уфе.

Одной из основных задач архивных учреждений  является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в архивах. Основу формирования архивного информационного пространства составляет чётко структурированная, построенная на стандартизированном описании документной информации, система научно-справочного аппарата.

В архивных учреждениях Приволжского федерального округа сосредоточено около 60 миллионов  единиц хранения (59 970 404) за период с XV по XXI век – огромный пласт ретроспективной информации, которая в последние десятилетия становится все более востребованной как среди органов власти и организаций, так и среди научных работников, исследователей, студентов, граждан, обращающихся в архивы по социально-правовой тематике.

Для обеспечения быстрого и результативного поиска документной информации каждый архив имеет необходимый комплекс справочно-поисковых средств. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях (М., 2020) нормативно закреплена система справочно-поисковых средств к документам архива,  включающая в себя архивные справочники на бумажном носителе и в электронном виде, которые подразделяются на:

обязательные – описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

вспомогательные (необязательные) – каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники.

Общеизвестно, что базовым архивным справочником являются описи, поэтому очень важно понимать их текущее состояние и полноту комплектности.  

Документы государственных и муниципальных архивов ПФО организованы в 235 979 фондов, учтены в 450 843 описях, из  которых 96316 описей (чуть более 21%) находятся не в полной комплектности. В государственных архивах это, в основном, описи дел органов КПСС и ВЛКСМ, первичных партийных организаций; в муниципальных архивах - описи дел колхозов, совхозов, сельских советов.

Архивами ведется работа по восстановлению комплектности описей, в 2019-2022 гг. государственными архивами ПФО восстановлена комплектность 6266 описей, из них 889 – досоветского периода, муниципальными архивами восстановлена комплектность 2445 описей, в том числе 37 описей досоветского периода. На 01.01.2023 полные комплекты описей имеют государственные архивы двух регионов (республик: Мордовия, Удмуртия); муниципальные архивы  четырех регионов (республик: Марий Эл, Мордовия, Удмуртия; Оренбургской области).

В государственных архивах ПФО более 46% описей (121 977) переведены в цифровой формат, более 8%  описей (21 000) размещены в сети Интернет. По муниципальным архивам эти показатели не намного ниже: в электронный вид переведено 40% описей (76493), в сети Интернет размещено чуть более 6% описей (11864).

Качество описей является определяющим фактором для создания полноценной системы научно-справочного аппарата. Именно поэтому архивные учреждения ПФО значительное внимание уделяют работе по повышению информативности описей путем их усовершенствования и переработки.

С целью уточнения заголовков и крайних дат единиц хранения, составления отдельных элементов научно-справочного аппарата к описям в 2019-2022 гг. велась работа по усовершенствованию описей в государственных архивах 13 регионов ПФО (за исключением Республики Марий Эл) и в муниципальных архивах 9 регионов (кроме республик: Марий Эл, Мордовия, Чувашия; Пензенской и Самарской областей).

Для уточнения фондовой принадлежности дел, уточнения или пересоставления заголовков, определения или уточнения крайних дат дел, их пересистематизации проводилась переработка описей в государственных архивах 12 регионов ПФО (исключение составляют госархивы Республики Марий Эл и Самарской области) и муниципальных архивах 13 регионов (кроме  Республики Марий Эл).

Переработку описей досоветского периода планируют продолжать государственные архивы 10 регионов ПФО (республик: Башкортостан, Татарстан, Удмуртия, Чувашия; Пермского края, Кировской, Нижегородской, Пензенской, Ульяновской, Саратовской областей), а также 1 муниципальный архив Удмуртской Республики и муниципальные архивы Пермского края. Переработку описей советского и постсоветского периодов планируют продолжать государственные архивы всех регионов за исключением Республики Башкортостан, а также муниципальные архивы всех 14 регионов ПФО.

В качестве причин, вынуждающих архивистов обращаться к переработке описей, коллеги указывают большое количество литерных и пропущенных номеров в описях, плохое качество текста и (или) бумажного носителя, наличие документов, не относящихся к фонду, дублетных экземпляров дел, раскрытие глухих заголовков. Центральный архив Нижегородской области указывает еще такую причину – наличие архивных документов с одинаковыми присвоенными номерами в пределах одной описи.

В государственных архивах 7 регионов (республики: Башкортостан, Мордовия; Нижегородская, Пензенская, Оренбургская, Саратовская, Ульяновская области) и муниципальных архивах 7 регионов (республики: Башкортостан, Мордовия, Удмуртия; Пермский край, Нижегородская, Самарская, Ульяновская области) велась работа по перепечатке описей ненадлежащего качества.

Работа с описями проводилась и в ходе перевода дел по личному составу на постоянное хранение. Эта работа велась государственными архивами республик: Марий Эл, Мордовия, Удмуртия и Нижегородской области; муниципальными архивами республик: Мордовия, Удмуртия; а также Пермского края и Нижегородской области.

Документы, не включенные в описи, имеются в государственных архивах семи регионов ПФО (республик: Татарстан, Чувашия; Пермского края; Нижегородской, Оренбургской, Саратовской, Ульяновской областей) и в муниципальных архивах десяти регионов (республик: Татарстан, Удмуртия, Чувашия; Пермского края; Кировской, Нижегородской, Оренбургской, Самарской, Саратовской, Ульяновской областей). В целом их объем составляет 303017 усл. ед. хр. – чуть более 0,5% от общего количества единиц хранения. Это документы личного происхождения, управленческая документация ликвидированных органов местного самоуправления, научно-техническая документация, принятая в неупорядоченном состоянии от ликвидированных организаций и организаций, не обеспечивающих сохранность документов, «бесхозные» документы по личному составу ликвидированных организаций.

В качестве причин наличия в архивах неописанных документов коллеги указывают следующие:

документы описываются в соответствии с перспективными и годовыми планами работ, но количество документов, прошедших описание, меньше количества поступающих документов в неупорядоченном виде;

отсутствие необходимого количества штатных единиц.

В государственных архивах 11 регионов и в муниципальных архивах 12 регионов ПФО проводилось описание:

документов личного происхождения (государственные архивы республик: Мордовия, Удмуртия, Чувашия; Пермского края, Оренбургской и Ульяноской областей; муниципальные архивы Республики Мордовия, Ульяновской области),

фотодокументов (государственные архивы республик: Мордовия, Татарстан, Удмуртия, Ульяновской области; муниципальные архивы Республики Мордовия, Ульяновской области),

управленческой документации ликвидированных организаций (государственные архивы республик: Татарстан, Удмуртия, Чувашия; муниципальные архивы Ульяновской области);

обнаруженных неучтенных дел (государственные архивы Саратовской области, муниципальные архивы Самарской области);

документов военных комиссариатов (госархив Оренбургской области).

Обобщенные сведения о составе и содержании фондов содержатся в путеводителях и других справочно-информационных изданиях по государственным архивам.

В рассматриваемый период подготовлены путеводители по фондам в традиционном и (или) электронном форматах: Национального архива РБ, (часть 2); Государственного архива Оренбургской области (в 2-х томах); ЦГА Самарской области и Сызранского филиала; путеводитель по фондам советского и постсоветского периода Государственного архива Пензенской области, Краткий справочник по фондам Государственного архива документов по личному составу Республики Мордовия.

Ведется работа по подготовке нового путеводителя по фондам Государственного архива современной истории Чувашской Республики,   путеводителя по фондам Госархива Саратовской области периода после 1917 года (том 1 по фондам до 1917 года издан в 2009 г.), электронная версия будет готова в 2023 г., публикация планируется в 2024 г.; Госархив новейшей истории Саратовской области готовит краткий справочник по фондам, электронная версия будет подготовлена в 2023 г., публикация планируется в 2024–2025 гг.

На сайте Государственной архивной службы Нижегородской области ежегодно актуализируются и размещаются краткие справочники по фондам государственных архивов Нижегородской области.

В ЦГА УР и Государственном архиве общественно-политической истории ведется подготовка к изданию межархивного справочника «Путеводитель по фондам и коллекциям документов личного происхождения государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики». Сформирована рукопись путеводителя, разработаны элементы научно-справочного аппарата.

Говоря о кратких справочниках по фондам муниципальных архивов,  хотелось бы особо отметить органы управления архивным делом Татарстана, Удмуртии, Нижегородской, Пензенской, Самарской и Ульяновской областей, которые подготовили обобщенные справочники по фондам муниципальных архивов своих регионов.

Собственные краткие справочники по фондам имеют 65 муниципальных архивов ПФО (12%), из них наибольшее количество – в Пермском крае – 43 муниципальных архива, а также архивы Республики Башкортостан (9), Кировской (5), Нижегородской (2), Самарской (5) и Оренбургской (1) областей.

В практике работы архивных учреждений имеет место разработка научно-справочного аппарата в виде фондовых и тематических обзоров по одному или нескольким фондам.

В рассматриваемый период государственными архивами 4-х регионов подготовлены 7 тематических обзоров фондов:

«История старообрядчества в Прикамье: обзор фондов Государственного архива Пермского края»;

обзор документов по истории Великой Отечественной войны Чкаловского и Городецкого районов Горьковской области – ГАНО                  г. Балахна;

обзор документов личного фонда военного врача, ученого, писателя, краеведа Евгения Дмитриевича Петряева; обзор коллекции документов по истории вятского рода Сунцовых – ГАКО;

обзор архивных документов о переселении по фондам архива, общий обзор по истории создания комиссий по делам несовершеннолетних и защите их прав, обзор документов по эвакуации населения в годы Великой Отечественной войны по фондам архива, обзор архивных документов по истории национальностей – ГАПО.

Поскольку обзор является не просто справочником, но исследованием с элементами источниковедения, хочется отметить профессионализм работников муниципальных архивов Башкортостана, Удмуртии и Пермского края. Ими подготовлены 20 обзоров, назову лишь некоторые из них:

обзор личного фонда Микрюковой Галины Савельевны, корреспондента газеты «Воткинские вести», руководителя литературного объединения «СЛОВО» г. Воткинска и Воткинского района, Члена Союза писателей УР;

«Руководители органов местного самоуправления на территории Краснокамского муниципального района»; «Архивная коллекция документов нытвенцев, подвергшихся радиационному воздействию»; «Исполком Нытвенского районного совета народных депутатов» (списки эвакуированных) – муниципальные архивы Пермского края.

Нужно отметить, что подготовка обзоров как типа архивного справочника сегодня не особенно популярна. Это связано с рядом причин. Прежде всего, это трудоемкий и длительный процесс. Исследователи же чаще обращаются к таким архивным справочникам, как описи, путеводители, краткие справочники и т.д. Интерес к обзорам, представляющим общую информацию о составе и содержании документов фонда или по теме, в настоящее время невелик. Как правило, им отводится роль широкого информирования исследователей об отдельном комплексе документов.

В архивных учреждениях ПФО готовились и такие дополнительные архивные справочники как указатели. За 2019-2022 гг. государственными архивами подготовлены:

9 межфондовых указателей (государственные архивы республик: Марий Эл, Татарстан, Удмуртия, Чувашия);

11 указателей к описям (государственные архивы республик: Башкортостан,  Удмуртия, Чувашия; Нижегородской, Оренбургской и Ульяновской областей);

7 предметных указателей (государственные архивы Удмуртской Республики, Нижегородской, Оренбургской, Самарской и Ульяновской областей);

4 географических указателя (Национальный архив Республики Башкортостан, Государственный архив специальной документации Нижегородской области, Объединенный государственный архив Оренбургской области);

6 именных указателей (государственные архивы Кировской, Нижегородской, Оренбургской, Саратовской областей).

Муниципальными архивами подготовлены:

6 межфондовых указателей (муниципальные архивы республик: Башкортостан, Удмуртия, а также Кировской области);

3 указателя к описям (муниципальные архивы республик Башкортостан, Удмуртия, а также Пермского края);

3 предметных указателя (муниципальные архивы Удмуртской Республики и Пензенской области);

15 именных указателей (муниципальные архивы республик: Башкортостан, Мордовия, Удмуртия и Пензенской области).

 

Основными межфондовыми справочниками, предназначенными, как и все другие архивные справочники, для максимально быстрого и эффективного поиска информации по фондам архива, являются каталоги. Состав системы каталогов архивных учреждений определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования.

Систематические каталоги в традиционном виде имеются в 18 государственных архивах ПФО, исключение составляют специализированные архивы (документов по личному составу, технотронной документации и т.п.), а также в 241 муниципальном архиве республик: Башкортостан, Марий Эл, Удмуртия (4), Чувашия (2); Пермского края, Кировской, Оренбургской (29) и Самарской областей.

Кроме систематического, в государственных архивах ПФО имеются следующие виды каталогов:

именной –  ведется во всех регионах (в госархиве Саратовской области – как раздел систематического каталога);

по истории учреждений – ведется в госархивах 8 регионов (Национальный архив Республики Башкортостан, Госархив Республики Татарстан, Центральный архив Нижегородской области, госархивы Кировской, Оренбургской, Пензенской, Самарской и Ульяновской областей, Пермского края);

по истории административно-территориального деления – ведется в  4 госархивах  (Национальном архиве Республики Башкортостан, Центральном архиве Нижегородской области, Объединенном государственном архиве Оренбургской области, в государственном архиве Кировской области – в качестве раздела систематического каталога); 

географический каталог ведется в Центральном архиве Нижегородской области и в двух государственных архивах Ульяновской области;

а также иные каталоги (фотокаталоги, каталоги научно-технической документации, тематические каталоги и картотеки, в Объединенном архиве Оренбургской области и Самарском областном архиве технотронной документации – фонокаталоги).

Работу по пополнению систематического каталога в последние 4 года вели государственные архивы республик: Башкортостан и Чувашия, Нижегородской, Оренбургской, Саратовской и Ульяновской областей, а также муниципальные архивы Пермского края, Кировской и Самарской областей.

Государственными архивами Чувашии, Нижегородской, Оренбургской, самарской и Ульяновской областей осуществлялось пополнение именного каталога; государственными архивами Самарской области и муниципальными архивами Чувашии пополнялись каталоги по истории учреждений. Государственными архивами 5 регионов (Удмуртии, Оренбургской, Самарской, Саратовской и Ульяновской областей) и муниципальными архивами Мордовии и Самарской области пополнялись фотокаталоги.

Одной из причин прекращения работ по дальнейшему пополнению традиционных каталогов стало изменение в направлении развития НСА в сторону применения автоматизированных технологий. Следует отметить достаточно низкий уровень обращаемости к каталогам исследователей всех возрастов. В эпоху Интернета работа с карточным каталогом кажется долгой и утомительной. Поэтому перевод каталогов в электронный вид – первоочередная задача в работе с ними. В связи с этим государственными архивами ведется работа по переводу составленных ранее в традиционном виде тематических каталогов и картотек в электронный вид.  За 2019-2022 г. в автоматизированный режим переведено 101 949 карточек (без учета ГАКО, где карточки не учитывались).

Муниципальными архивами Башкортостана в электронный вид переведены более 61 тысячи карточек.

В государственных архивах Татарстана, Удмуртии, Чувашии, Нижегородской, Оренбургской и  Самарской областей еще в 2010-2017 гг.  создана БД «Систематический каталог», в Башкортостане работа по переводу систематического каталога в формат БД завершена в 2022 г., в Саратовской области работа по созданию БД продолжается.

Создание электронных каталогов - одно из самых перспективных направлений работы архива, потому что каталог – это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам в предметно-аспектном разрезе и в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью детализации.

В связи с активным развитием информационного пространства наиболее востребованными становятся тематические базы данных (далее – БД) и электронные ресурсы, основное преимущество которых заключается не только в оперативном поиске информации, но, что наиболее важно, в предоставлении пользователям удаленного доступа.

В настоящее время в государственных архивах ПФО насчитывается 314 БД, которые охватывают наиболее актуальную тематику запросов, представляют собой комплекс справочно-поисковой информации, необходимой в деятельности государственных архивов. Имеющиеся БД условно можно разделить на группы:

БД по организационно-распорядительным документам органов государственной власти и государственного управления (ведутся практически во всех регионах);

БД по награжденным (медалями «Ветеран труда», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг.», «Мать – героиня», почетными званиями и др.);

БД по личному составу различных предприятий, учреждений, ведомств;

БД по Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. («Трудовые рекорды и передовые работники на предприятиях города Перми в годы Великой Отечественной войны» (Пермский край), «Удмуртия для Победы. Электронный архив», БД о лицах, эвакуированных из прифронотовой полосы (Республика Башкортостан, Республика Мордовия, Кировская, Саратовская область) «Участники ВОВ, умершие в госпиталях Кировской области» и  др.);

БД по генеалогии («Метрические книги», «Ревизские сказки», «Исповедные ведомости», «Клировые ведомости») ведутся практически во всех регионах ПФО, в ГАПО, ГАПК ведутся также по документам органов ЗАГС;

БД по членам КПСС и ВЛКСМ, делегатам партийных съездов и конференций (Национальный архив Республики Башкортостан, Пермский государственный архив социально-политической истории, Государственный архив Кировской области);

БД по истории края («Фотодокументы на виды городов Пензенской губернии до 1917 г.», «Формулярные списки чиновников Самарской губернии, 1851-1917 гг.», «Список домохозяев Вятской губернии на 1891 г.»; «Люди Строгановых: работные люди», «Памятники, памятные знаки, исторические здания и места Коми-Пермяцкого округа» и др.).

328 тематических баз данных ведутся в муниципальных архивах 7 регионов ПФО (Республики Башкортостан (148), Республики Мордовия (14) и Удмуртской Республики (6), Пермского края (60), Нижегородской (24), Самарской (71) и Саратовской (5) областей. Это базы данных по организационно-распорядительным документам органов местного самоуправления, по тематике по Великой Отечественной войны, по личному составу различных предприятий и организаций.

Из данного перечня ясно, что тематика баз данных связана с основными видами запросов, выполняемых архивными учреждениями, реализацией научных и публикаторских проектов. Поскольку интерес исследователей к определенным документам сохраняется стабильно, темы по которым создаются электронные справочники, совпадают для разных архивов.

По этой же причине важным направлением развития автоматизированного НСА является создание межархивных поисковых систем о местонахождении документов по личному составу. База данных о местах хранения документов по личному составу ведется в Комитете по делам архивов Нижегородской области; Государственном архиве и муниципальных архивах Пермского края, База данных по фондам, содержащим документы по личному составу ликвидированных организаций, имеется в Государственном архиве новейшей истории Саратовской области и муниципальных архивах Республики Башкортостан. Сегодня работа по созданию БД по документам по личному составу особенно актуальна в связи с организацией информационного взаимодействия архивных учреждений с Социальным фондом на Единой цифровой платформе.

В основном тематические базы данных разрабатываются архивистами самостоятельно, а также приобретаются у специализированных организаций. Чаще всего сотрудничество осуществляется с ООО «Архивные информационные технологии», ООО «Альт-Софт», Республика Татарстан взаимодействует с корпорацией «Электронный архив».

В 2019-2022 гг. государственными архивами 5 регионов  приобретены тематические базы данных:

«Распорядительные документы органов власти» (Республика Марий Эл) -  разработчик  ООО «Архивные информационные технологии»;

13 баз данных этой компании («Клировые ведомости церквей Пермской губернии», «Здания и сооружения религиозного назначения», «Реестр рассекреченных дел Архивного фонда Пермского края» и др.) приобретено государственными архивами Пермского края;

программа «КАИСА-Архив» (Оренбургская область) – ООО «Альт-Софт»;

Электронный каталог государственных архивов (Ульяновская область) – ООО «Альт-Софт»;

4 базы данных (ВИС «Электронный архив Удмуртии», «Удмуртия для Победы. Электронный архив», «Книга Памяти населенных пунктов Удмуртии», «Доступная генеалогия») приобретены архивистами Удмуртии – разработчики: ООО «Миттек» и ИП Попов А.А.

В архивной службе Нижегородской области с 2022 года внедряется региональная государственная информационная система «Электронный архив», разработанная Санкт-Петербургским информационно-аналитическим центром.

В 2018 году создана «Единая архивная информационная система Республики Татарстан» (ЕАИС РТ), которая включает в себя базу данных учетных документов, тематические базы данных. ЕАИС РТ ежегодно модернизируется. Разработчиком системы является Корпорация «Электронный архив».

Для обеспечения доступа к НСА в читальных залах государственных архивов в электронном виде размещены: описи, путеводители, тема