Работа Государственного архива документов по личному составу направлена на выполнение мероприятий по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций и учреждений, признанных в установленнном порядке банкротами, комплектование архива, исполнение запросов физических и юридических лиц, выполнение финансового плана.
В связи с завершением 31марта 2016 года конкурсного производства в отношении ОАО "Лисма" работа отдела комплектования и научно-технической обработки дел была сосредоточена на подготовке дел для передачи на государственное хранение в архив и организации перемещения их в новое здание "Музейно-архивный комплекс". На хранение принято 45147 дел ОАО "Лисма". Проведена полистная экспертиза ценности документов в количестве 2124 ед.хр., отреставрировано 16240 листов из принятых на хранение дел.
Кроме того, на хранение приняты документы: ИФНС России по Ленинскому району г. Саранска, ООО «Управляющая компания жилищно-коммунального хозяйства «Комфорт», ООО «Талер», ООО «Мордовлестопром», ООО «НИК», ООО «Астроторг», ООО «Ронатрейд», Филиал ОАО «НПК «НИИДАР»- «Завод НИИДАР», ООО «Прогресс» и др.
Всего в 2016 году принято на государственное хранение 46981 дело. На 7451 дело составлены описи и согласованы Экспертно- проверочной комиссией Республиканской архивной службы.
Отдел комплектования и научно-технической обработки дел при приёме документов на госхранение по-прежнему сталкивается с неполнотой состава фондов и плохим физическим состоянием документов.
Отделом государственного учета и обеспечения сохранности документов в 2016 году большое внимание уделялось проведению работ по улучшению физического состояния документов. Проведено обеспыливание 28000 ед. хр., отреставрировано 12365 листов, заменены обложки у 2481 ед.хр.
Для ускорения сроков исполнения справок и улучшения качества описей осуществлена переработка описей на 2627 дел ОАО "Саранская швейная фабрика", Республиканского производственного объединения ремонта и пошива одежды "Мордовшвейбыт", Саранского тепловозоремонтного завода.
Для исполнения социально-правовых запросов сотрудникам отдела справочно-информационного обслуживания выдано 99901 дело, специалистам Пенсионного фонда для проверки точности и правильности заполнения справок льготного характера - 9811 дел, Прокуратуре РМ во временное пользование - 28 дел. Все дела возвращены в установленные сроки.
В 2016 году отделом справочно-информационного обслуживания было запланировано для исполнения 10000 социально-правовых запросов, исполнено 14279 запросов: из них - 12834 запроса (89,9%) с положительным результатом, 1090 - с отрицательным, 355 - об отсутствии документов. Для судов, следственных органов, Пенсионного фонда выдано более 3421 ксерокопий.
Запросы поступают из пенсионных управлений, предприятий и организаций Мордовии, Прокуратуры республики, регионов России и ближнего зарубежья (6 запросов прислано из Белоруссии и Украины).
С ГУ - Отделением Пенсионного фонда РФ по РМ продолжалось электронное взаимодействие по обмену электронными документами в системе ПО "Деловая почта" с использованием информационно- коммуникационных каналов. Был получен 3901 запрос, отправлено 6227 ответов.
В 2017 году основной задачей отдела остается качественное и своевременное исполнение социально-правовых запросов граждан, обучение новых сотрудников профессиональному мастерству, способных самостоятельно в полном объеме готовить ответы на запросы и оформлять их в электронном виде.
Ежемесячно проводился мониторинг качества предоставления государственных услуг. Доля респондентов, удовлетворенных качеством предоставленных государственных услуг, составила 98% .
В сентябре 2016 года директор архива принимал участие в заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Йошкар-Оле.
На заседаниях дирекции обсуждались вопросы о соблюдении сроков исполнения справок, выполнении финансового плана, трудовой дисциплины и внутреннем распорядке, выплатах стимулирующего характера и т.д.
На заседаниях экспертно-методической комиссии рассматривались описи для дальнейшего представления их на согласование Экспертно-проверочной комиссии Республиканской архивной службы.
В 2017 году архив документов по личному составу планирует :
- завершить перемещение фондов и дел в новое здание Музейно-архивного комплекса по адресу ул. Саранская, 2;
- обеспечить выполнение плановых показателей;
- оказать содействие по усовершенствованию и переработке описей дел объединенному архиву Министерства сельского хозяйства и продовольствия РМ;
- провести обучение сотрудников по заочной форме по курсу "Архивоведение" в ОЦПК ВНИИДАД.
Продолжить:
- заключение договоров по упорядочению документов по личному составу;
- развитие и улучшение работы по обмену электронными документами в системе ПО "Деловая почта";
- дальнейшее совершенствование работы по электронному взаимодействию С ГАУ Республики Мордовия "МФЦ";
- введение данных в ПК "Архивный фонд" 5.0.;
- работу по созданию краткого справочника по фондам архива.
