Республиканская архивная служба Республики Мордовия и Центральный государственный архив Республики Мордовия заключили соглашения об отношениях и сотрудничестве в сфере архивной деятельности с Дирекцией города-организатора Саранска по подготовке и проведению Чемпионата мира по футболу 2018, Мордовской республиканской территориальной организацией Общероссийского профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания РФ, Управлением Федеральной службы исполнения наказаний по Республике Мордовия.
Трехстороннее соглашение предусматривает сотрудничество в области обеспечения сохранности, учета, хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности организаций.
В списке источников комплектования ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» 305 организаций различных форм собственности. Из них 83 организации федеральной и 84 частной форм собственности.
Организации осуществляют свою деятельность в области архивного дела, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях» (утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526) и др. нормативными документами.
В 2016 году Республиканская архивная служба Республики Мордовия планирует урегулировать отношения по взаимодействию в сфере архивной деятельности с организациями федеральной и частной форм собственности - источниками формирования Архивного фонда Республики Мордовия.
На сегодня из 83 федеральных организаций – источников комплектования Центрального государственного архива соглашения о сотрудничестве заключены с 77(92,7%) организациями, из 46 акционерных обществ на основе соглашений взаимодействуем с 12(26%).
В настоящее время на рассмотрение отправлены соглашения ещё в 65 организаций.