Выступление Начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия Н.В. Бычкова на расширенном заседании коллегии Республиканской архивной службы Республики Мордовия 19 февраля 2016 года
Об итогах работы Республиканской архивной службы Республики Мордовия, государственных и муниципальных архивов в 2015 году, основных задачах и плане действий на 2016 год по реализации Послания Главы Республики Мордовия Государственному Собранию Республики Мордовия
12 февраля в соответствии со статьей 68 Конституции Республики Мордовия Глава Республики Мордовия В.Д. Волков обратился с ежегодным Посланием к Государственному Собранию, где озвучил итоги 2015 года и обозначил основные направления развития региона на ближайшую перспективу.
Подводя итоги, Глава Республики Мордовия отметил, что несмотря на сложную экономическую ситуацию, республике удалось многого добиться в укреплении положительных тенденций роста во всех отраслях экономики.
Мордовия не раз оказывалась в самом центре внимания руководства страны. В августе состоялась рабочая встреча Главы Республики Мордовия В.Д. Волкова и Президента Российской Федерации.
В.В. Путин дал высокую оценку достижениям республики, поддержал инициативы по многим важнейшим направлениям развития.
Архивная отрасль, как органичная, неотъемлемая часть сферы государственного управления Республики Мордовия, являлась участником этих процессов, в том числе на муниципальном уровне.
Зададимся вопросом! Какой видят жители республики, города Саранска, вся общественность работу архивов, как её оценивает? Насколько она востребована!
Работа Республиканской архивной службы, архивных учреждений Республики Мордовия в 2015 г. была направлена на:
реализацию Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела Республики Мордовия (2013-2018 годы)». (Распоряжение Правительства Республики Мордовия от 1 июля 2013 г. № 328-Р);
реализацию Плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 70-ой годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов. (Распоряжение Правительства Республики Мордовия от 23 мая 2014 г. № 343-Р);
совершенствование нормативной правовой базы в сфере архивного дела;
принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического.
В целях совершенствования нормативной правовой базы деятельности архивных учреждений приняты 3 постановления Правительства Республики Мордовия, касающиеся сферы финансирования и оплаты труда работников архивных учреждений.
Администрациями муниципальных районов было принято 60 постановлений и распоряжений по вопросам архивного дела.
В том числе Администрациями Большеигнатовского, Дубенского, Лямбирского, Кадошкинского, Темниковского, Торбеевского муниципальных районов были утверждены административные регламенты по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов.
В Темниковском районе утверждено новое Положение об архиве, в Ичалковском районе принято распоряжение об исполнении плана мероприятий по проведению юбилеев, встреч, выставок, семинаров, в Атяшевском, Кочкуровском, Теньгушевском районах – о создании Экспертной комиссии администрации района, в Ельниковском – об утверждении порядка и схемы учета архивных документов, положение об архивохранилище, инструкций о мерах пожарной безопасности и порядке доступа и режиме хранения в отделе муниципального архива и др.
В 2016 году Республиканской архивной службе, государственным и муниципальным архивам необходимо продолжить работу по совершенствованию нормативной и правовой базы, по внесению изменений в нормативные акты и приведению их в соответствие с действующим законодательством.
В целях координации работы по формированию, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Республики Мордовия при Республиканской архивной службе действуют совещательные органы: коллегия, общественный совет, экспертно-проверочная комиссия, научный совет.
На 5-ти заседаниях коллегии Республиканской архивной службы рассматривались вопросы практической деятельности архивных учреждений: о формировании Архивного фонда Республики Мордовия, состоянии научно-справочного аппарата к документам государственных архивов, о взаимодействии с органами местного самоуправления в решении вопросов архивного дела и др.
С целью осуществления общественного контроля за деятельностью Республиканской архивной службы Республики Мордовия в 2015 г. продолжил работу Общественный совет, состав которого был обновлен. Состоялось 4 заседания, на которых рассматривались вопросы совершенствования деятельности архивных учреждений республики, поиска новых форм и методов работы.
Кроме этих форм общественного управления при Республиканской архивной службе работала Экспертно-проверочная комиссия.
В 2015 году проведено 12 заседаний ЭПК Республиканской архивной службы, на которых рассматривались актуальные вопросы формирования Архивного фонда Республики Мордовия, большое внимание уделялось упорядочению и описанию документов Архивного фонда РФ, хранящихся в организациях.
Экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы в 2015 г. утверждены описи на 31578 ед. хр. управленческой документации, 500 ед.хр. научно-технической документации, 269 ед.хр. фотодокументов, а также согласованы описи дел по личному составу на 16850 ед. хр.
Однако, из поля зрения Республиканской архивной службы выпала работа Научного совета. Организационно-методическому отделу Республиканской архивной службы необходимо возобновить работу по обеспечению деятельности этого коллегиального органа: внести предложения по обновлению состава, подготовить план работы, продумать тематику заседаний. И в 1-ом квартале 2016 года провести его первое заседание.
В 2015 году изменений в сети архивных учреждений Республики Мордовия не было.
Сеть архивных учреждений Республики Мордовия составляют 2 государственных и 23 муниципальных архива, 16 объединенных межведомственных архивов документов по личному составу.
Архивный фонд Республики Мордовия включает в себя 10 448 фондов, 1 624 621 дел, а вместе с документами хранящимися в ведомственных архивах более 1 млн. 800 тыс. ед.хр.
На 01.01.2015 источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являлась 1371 организация. В истекшем году продолжалась работа по оптимизации списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
В список источников комплектования ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» включена 1 организация – Автономная некоммерческая организация «Дирекция города-организатора Саранска по подготовке и проведению Чемпионата мира по футболу 2018», в списки-источников комплектования муниципальных архивов включены 8 организаций.
Исключены из списка источников комплектования Центрального госархива 10 организаций, в основном, ликвидированных в ходе банкротства (ОАО «Ширингуши», ОАО «Дубитель», ОАО Завод «Сарансккабель» и др.);
из списков источников комплектования муниципальных архивов исключена 81 организация (упраздненные администрации сельских поселений, районные отделы статистики, документы которых будут передаваться в Центральный государственный архив Республики Мордовия в составе фонда Мордовиястата).
На 31.12.2015 в сводном списке источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия значатся 1289 организаций. Сокращение списка произошло на 82 организации.
В 2015 году продолжалось внедрение программного комплекса «Учреждения - источники комплектования». ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» введены данные о 63 организациях.
Однако, анализируя итоги работы, мы понимаем, что время требует новых подходов в решении данного вопроса. Центральному госархиву необходимо внести предложения по активизации этого направления работы.
Как же обстоят дела по комплектованию фондов?
На хранение принято 14002 ед.хр. управленческой документации, из них 4116 дел – в Центральный государственный архив, 9886 дела – в муниципальные архивы, 72 ед.хр. научно-технической документации , 242 ед.хр. фотодокументов (позитивы), 335 единиц учета цифровых фотодокументов, 9048 ед. хр. по личному составу (из них 8234 – в государственные архивы, 814 – в муниципальные архивы).
Работу по комплектованию необходимо активно продолжать с учетом вводимых площадей в музейно – архивном комплексе, освобождающихся площадей в центральном государственном архиве, а затем и в муниципальных.
Задача отдела комплектования Центрального госархива в течение 2016 года навести порядок в списках источников комплектования, и постоянно проводить планомерную работу с организациями должниками.
Реализованные в 2015 году мероприятия в области обеспечения сохранности документов носили комплексный характер и были направлены, в первую очередь, на укрепление и развитие материально-технической базы хранения и специальной обработке документов государственных архивов.
По-прежнему в центре внимания находились вопросы пожарной безопасности архивных объектов. Муниципалитетами предприняты меры по обеспечению противопожарной безопасности архивов, соблюдению охранного режима:
в 6 муниципальных архивах (Атюрьевском, Зубово-Полянском, Краснослободском, Старошайговском, Темниковском, Чамзинском) отремонтирована электропроводка в архивохранилищах, установлены закрытые плафоны,
в 6 архивах (Атюрьевский, Дубенский, Ельниковский, Ромодановский, Рузаевский, Темниковский) закуплены новые огнетушители или перезаправлены старые,
в 3-х муниципальных архивах (Ельниковский, Большеберезниковский, Темниковский) закуплены дополнительные металлические стеллажи,
в помещениях муниципального архива и ОМВА документов по личному составу Чамзинского района проведен монтаж систем пожарной и охранной сигнализаций и вывод на пульт вневедомственной охраны.
в отделе муниципального архива администрации Темниковского муниципального района установлено наружное видеонаблюдение (канальный видеорегистратор), установлен приёмно – контрольный охранно – пожарный прибор «Гранит – 3».
В целях обеспечения светового режима хранения документов в 10 муниципальных архивах (Атяшевском, Большеберезниковском, Ичалковском, Кадошкинском, Красносободском, Ковылкинском, Лямбирском, Рузаевском, Старошайговском, Теньгушевском, Торбеевском) закуплены короба и закартонировано 6,656 тыс. ед. хр. На сегодня это составляет всего 2% от общего количества хранящихся в муниципальных архивах дел. Что явно недостаточно. В среднем по муниципальным архивам республики закартонировано 10,2% дел. По России данный показатель составляет 72%.
Государственным и муниципальным архивам необходимо продолжить и активизировать работу по картонированию, ежегодно в соответствующих бюджетах предусматривать долю средств на эти цели.
В целях создания оптимальных условий проводились работы по ремонту кровли в отделе муниципального архива Ковылкинского и Краснослободского муниципальных районов.
Закуплены гигрометры, металлические шкафы для учетных документов, солнцезащитные шторы в муниципальных архивах Ардатовского, Инсарского, Атюрьевского, Лямбирского, Ичалковского районов.
Обеспечение физической сохранности документов проводилось путем подшивки, проведения реставрационных работ, соблюдения необходимых условий хранения документов.
ЦГА Республики Мордовия осуществлял реставрацию документов 1-ой, 3-ей и 4-ой сложности из особо ценных и часто используемых фондов (Саровский мужской монастырь Темниковского уезда Тамбовской губернии; Метрические книги др.)
Всего за истекший год отреставрировано 1260 ед. хр., 30889 листов при плане 200 ед. хр., 25700 листов, что составило 120%.
Государственными архивами проведена подшивка 3,154 тыс. ед.хр., муниципальными архивами – 3,296 тыс. ед.хр.
В 2015 году Центральным госархивом продолжалась работа по оценке физического состояния документов. Выявлялись документы с повреждениями носителя и текста по фондам Краснослободского районного Совета депутатов трудящихся МАССР и его исполнительного комитета, Рузаевского укома ВКП (б) Пензенской губернии. Всего выявлено 580 ед. хр., составлено 580 карточек.
В ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» в течение года продолжалась плановая проверка наличия и состояния документов на бумажной основе, проверено 29,24 тыс. ед. хр.
Кроме того, ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» в связи с осуществлением мер по предотвращению случаев хищения архивных документов провел выборочную полистную проверку наличия и состояния дел, в составе которых имеются документы, которые могут представлять интерес для коллекционеров, в течение года были просмотрены дела из фондов, отнесенных к категории особо ценных, всего просмотрено 403 дела; 45,015 тыс. листов. Фактов утраты или повреждения документов не выявлено.
Продолжалось формирование Государственного реестра уникальных и документов архивного фонда, в который предлагается включить 10 документов.
ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» продолжал работу по выявлению, учету, описанию и маркировке особо ценных документов из фонда Правительства Республики Мордовия, ЭПК Республиканской архивной службы утверждена опись на 53 ед.хр. ОЦД. Всего в госархивах к категории особо ценных отнесено 13276 дел.
В 2015 году в ЦГА Республики Мордовия продолжена работа по соблюдению нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей, включая работников архива. В целях улучшения сохранности документов, осуществлялось выявление и опечатывание малоиспользуемых фондов, полностью опечатано 52 фонда.
В соответствии с перспективным (семилетним) планом, составленном в ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» по результатам проверки, проводившейся Управлением Минкультуры России по Приволжскому федеральному округу, в 2015 году продолжалась работа по усовершенствованию формирования дел фондов и восполнению недостающего объема описей дел. Усовершенствованы 720 дел фондов (пронумерованы листы, составлены внутренние описи), создан полный комплект 1144 описей.
В плане расширения информационной базы Архивного фонда Республики Мордовия Комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия по рассекречиванию документов, созданных в процессе деятельности Мордовского обкома, горкомов и райкомов КПСС, продолжалась работа по рассекречиванию документов из фондов республиканского, городских и районных комитетов КП РСФСР и ВЛКСМ за 1984 год. Полностью рассекречено 979 ед. хр., на 22 ед. хр. оставлены ограничения в использовании.
В целях информирования общественности о результатах работы по рассекречиванию документов на официальном сайте Республиканской архивной службы необходимо пополнять базу данных рассекреченных дел и документов.
Стабильно высокой оставалась посещаемость читальных залов государственных архивов – 3341 посещение.
Был обслужен 871 исследователь, выдано 16864 дела; сделано 4601 копия и ксерокопия архивных документов.
Пользователями архивной информацией муниципальных архивов являлись 45868 человек, ОМВА по личному составу –12828, всего 58696. Для исполнения запросов социально-правового характера, в читальные залы, во временное пользование выдано из архивохранилищ 87951 дело.
При организации доступа к архивным документам все большее значение приобретает предоставление удаленного доступа к ним, а также средствам их поиска, через сеть Интернет. С учетом этого велось активное пополнение базы данных сканированных документов. В целях предоставления пользователям возможности работы в виртуальном читальном зале в течение года продолжалась работа по переводу архивных документов в электронный вид путем сканирования. Отсканировано 7,0 тыс. ед.хр. при аналогичных плановых показателях. Сканированию подвергались документы на бумажной основе.
На 01.01.2016 г. всего отсканировано 138,343 тыс. ед.хр. Однако для организации использования сканированных документов требуется приобретение программы АИС «Электронный архив», предназначенной для хранения и использования электронных документов.
Задача Центрального государственного архива - в I полугодии 2016 г. решить вопрос о приобретении данного программного комплекса. Это будущее наших архивов, это требование времени!
Среди муниципальных архивов оцифровкой документов занимается только Архивная служба Администрации г.о. Саранск. Из 9743 дел постоянного хранения отсканировано 1063 дела (11%) – постановления и распоряжения Администрации г.о. Саранск за 2005-2008 годы.
Одним из важнейших направлений деятельности архивных учреждений республики оставалось исполнение запросов социально-правового характера.
Всего архивными учреждениями республики в 2015 г. исполнено 56835 запросов.
Государственными архивами исполнено 20160 запросов,
Муниципальными архивами республики – 25944 запроса социально-правового характера.
ОМВА документов по личному составу муниципальных районов исполнено 12828 запросов.
ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» исполнен 191 тематический запрос.
Центральным государственным архивам, муниципальным архивам и ОМВА в 2016 году необходимо пересмотреть работу с МФЦ, внести изменения в регламенты, в соглашения и перейти на полный электронный документооборот.
Одной из функций Архивной службы и архивных учреждений является организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве источников комплектования.
Архивными учреждениями республики оказана методическая помощь в составлении
номенклатур дел – 141 организации,
инструкций по делопроизводству – 85 организациям,
положений об экспертных комиссиях – 112 организациям,
положений об архивах – 125 организациям,
исторических справок – 49 организациям.
Являясь хранителями истории архивы должны уделять внимание формированию личных фондов.
В целях пополнения Архивного фонда Республики Мордовия документами личного происхождения продолжалась работа с держателями личных фондов.
В ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» приняты на хранение документы личного происхождения Сухарева А.И. – профессора, ректора МГУ им.Н.П. Огарева, в объеме 364 ед. хр.
Муниципальными архивами приняты, описаны 49 дел личного происхождения:
ветерана труда Ремезова Ю.А. (Ардатовский архив), участников Великой Отечественной войны:
Гурина Д.Д. (Рузаевский архив),
Хабусева А.Х. (Кочкуровский архив),
Уразова В.Н. (Темниковский архив).
В настоящее время в государственных и муниципальных архивах республики хранится 194 фонда, 15245 ед. хр. личного происхождения.
Документы фондов личного происхождения необходимы для изучения истории родного края, его культуры. Они становятся все более востребованы для воссоздания объективной картины развития общества, осмысления судеб конкретных людей в контексте истории государства.
Считаю, что данная работа рядом районов и центральным государственным архивом проводится недостаточно. В республике много почетных граждан республики, районов, государственных и общественных деятелей, работников культуры, образования. Фонды которых являются ценными источниками истории.
Контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью документов в организациях осуществлялся в ходе плановых комплексных и тематических проверок. Центральным государственным архивом в истекшем году осуществлено 9 проверок, муниципальными архивами – 101 проверка.
Республиканской архивной службой проведены проверки 5 муниципальных районов (Ардатовского, Краснослободского, Лямбирского, Ромодановского, Темниковского) по контролю за осуществлением органами местного самоуправления переданных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности.
Республиканская архивная служба в течение года активно взаимодействовала с органами местного самоуправления в решении вопросов развития архивного дела в муниципальных районах.
Специалистами Республиканской архивной службы осуществлено 10 командировок в муниципальные архивы с целью оказания методической и практической помощи в работе по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов.
С целью ознакомления с работой муниципальных архивов и ОМВА документов по личному составу мною осуществлены посещения всех муниципальных районов и Администрации г.о. Саранск, в ходе которых проведены рабочие встречи с главами администраций муниципальных районов по вопросам работы муниципальных архивов, улучшения их материально-технической базы, и др.
По итогам этих проверок и посещений проведены селекторное совещание и видеоконференция, на которых рассматривались вопросы совершенствования материально-технической базы муниципальных архивов и ОМВА документов по личному составу.
Организационно-методическому отделу Республиканской архивной службы необходимо спланировать и провести серию выездных семинаров по актуальным вопросам деятельности архивов.
В целях повышения качества и доступности предоставляемых услуг в 2015 г. организован электронный обмен документами между Центральным государственным архивом Республики Мордовия, 11 муниципальными архивами и 11 ОМВА документов по личному составу с управлениями ПФР по Республике Мордовия. В начале 2016 г. налажен электронный обмен документами еще двумя ОМВА по личному составу.
Однако до настоящего времени отсутствует электронное взаимодействие с Пенсионным фондом у Большеигнатовского, Зубово-Полянского, Инсарского, Кадошкинского, Краснослободского, Ромодановского, Темниковского районов, г.о. Саранск.
До настоящего времени не подписаны соглашения об электронном взаимодействии с Пенсионным фондом у Зубово-Полянского и Инсарского районов, г.о. Саранск. В связи с объединением управлений Пенсионного фонда Кадошкинского и Инсарского районов администрация Кадошкинского муниципального района должна заключить соглашение с Управлением Пенсионного фонда в Инсарском муниципальном районе. В настоящее время такое соглашение не заключено.
Проблемы организации электронного взаимодействия возникают еще и потому, что не все районные архивы имеют компьютеры достаточной мощности, подключение к сети Интернет.
В 2015 г. в Дубенском и Темниковском муниципальных архивах, Теньгушевском ОМВА документов по личному составу приобретены новые компьютеры.
Подключены к сети Интернет Темниковский, Краснослободский, Ельниковский муниципальные архивы, 14 ОМВА документов по личному составу.
На 01.01.2016 к сети Интернет подключены 20 муниципальных архивов, Архивная служба Администрации г.о. Саранск, 14 ОМВА документов по личному составу.
До настоящего времени не имеют подключения к Интернет Атяшевский, Кадошкинский муниципальные архивы, Большеигнатовский, Кадошкинский ОМВА документов по личному составу. Этот вопрос необходимо решить в 2016 году и перейти к цивилизованному взаимодействию между службами.
В целях совершенствования работы в области архивоведения, документоведения, археографии, обобщения и распространения передового опыта, использования его для улучшения практической деятельности архивных учреждений в сентябре 2015 г. на базе Республиканской архивной службы Республики Мордовия состоялось очередное заседание НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа.
В заседании приняли участие руководители и специалисты архивных органов и учреждений субъектов Российской Федерации, входящих в состав округа, заместитель Руководителя Федерального архивного агентства Владимир Петрович Тарасов, директор ВНИИДАД Михаил Васильевич Ларин, директор РГАЭ, председатель Совета директоров федеральных архивов Елена Александровна Тюрина, сотрудники государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия.
В целях реализации совместных программ и проектов, обогащения и совершенствования деятельности архивов Республиканская архивная служба Республики Мордовия инициировала заключение соглашений о сотрудничестве в области архивного дела с архивными органами регионов, входящих в Приволжский федеральный округ.
Соглашения подписаны с 9 архивными органами (Комитетом по делам архивов Нижегородской области, Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области, Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан, Управлением по делам архивов Республики Башкортостан, Агентством по делам архивов Пермского края, Комитетом по делам архивов Удмуртской Республики, Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл, Министерством культуры Кировской области, Управление государственной архивной службы Самарской области).
Для активизации и конкретизации методов сетевого взаимодействия Архивной службы Республики Мордовия с архивными учреждениями Приволжского федерального округа в рамках заключенных бессрочных соглашений о сотрудничестве разработаны и утверждены планы совместных мероприятий по реализации соглашений на среднесрочную перспективу (2015-2018 гг.). Планами предусмотрено проведение совместных видеоконференций, вебинаров, виртуальных выставок, конкурсов.
Продолжением сетевого взаимодействия стало участие Республики Мордовия в работе III-го Форума архивистов Пермского края (г. Кудымкар, ноябрь), а также в совместном заседании НМС архивных учреждений Приволжского и Уральского федеральных округов в г. Оренбурге.
Сотрудники Республиканской архивной службы, ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия», в течение года принимали участие (с выступлениями) в работе межрегиональных научных и историко-архивных конференций, проходивших в Саранске, Ульяновске.
Архивная служба Республики Мордовия является соисполнителем трех государственных программ Республики Мордовия: «Развитие культуры и туризма» на 2014-2018 годы, «Формирование информационного общества в Республике Мордовия в период до 2018 года», «Патриотическое воспитание граждан, проживающих на территории Республики Мордовия», а также подпрограммы «Духовно-нравственное воспитание детей и молодежи в Республике Мордовия на 2015-2020 гг.» в рамках государственной программы Республики Мордовия «Развитие образования в Республике Мордовия на 2014-2020 гг.».
Сотрудники архивных учреждений республики продолжали работу по реализации мероприятий, включенных в эти программы, а также в План основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 годов.
В 2015 г. мероприятия Программы действий Правительства Республики Мордовия по реализации Послания Главы Республики Мордовия Государственному Собранию, ответственным исполнителем которых была Республиканская архивная служба, выполнены. Издан сборник «Письма Победы». Реализован проект по созданию электронной базы данных «Фронтовые судьбы уроженцев Мордовии в фотографиях и документах». В ЭБД содержится 30566 документов на 9672 персоналии. Работа по пополнению базы данных продолжается.
К 70-летию Великой Победы подготовлена выставка архивных документов «Священная война». В ее основе около 200 подлинных документов из фондов ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия».
В целях привлечения внимания общества к работе архивных учреждений, повышения престижа профессии архивиста Республиканской архивной службой в III кв. 2015 г. проведен республиканский конкурс на лучший слоган и лучшую эмблему (логотип), связанный с деятельностью архивов и Архивной службы. Активное участие в них приняли учителя, научные работники, студенты, школьники старших классов, жители республики.
Жюри конкурса лучшим признало слоганы: во взрослой возрастной категории – «Служить истории всегда – девиз архива на века», в возрастной категории «школьники» – «Храним прошлое, знаем о настоящем, творим будущее». Победителям были вручены дипломы и призы.
В конкурсе на лучшую эмблему активное участие приняли учащиеся колледжей – государственного промышленно-экономического, автомеханического, автомеханического города Саранска, Темниковского сельскохозяйственного, Торбеевского мясной и молочной промышленности, Зубово-Полянского педагогического, Старошайговской № 2, Ардатовской, Саранской № 8, Гимназии № 19, а также детской художественной школы № 4. Призываем муниципальные архивы к сотрудничеству с организациями по участию в конкурсах.
В целях обобщения передового опыта и лучших практик работы муниципальных архивов в Республике Мордовия, был организован республиканский конкурс на лучший муниципальный архив, в нем приняли участие все муниципальные архивы и 15 ОМВА документов по личному составу. Результаты конкурса будут подведены сегодня. Но уже сейчас мне бы хотелось назвать районы, которые ответственно подошли к участию в конкурсе. Это Дубенский, Чамзинский, Старошайговский, Большеигнатовский, Лямбирский, Торбеевский, Ардатовский, Ичалковский районы, г.о. Саранск.
Задачей 2016 года является не только продолжение данной работы, а её углубление. С целью совершенствования профессионализма архивистов и стимулирования повышения их квалификации, выявления и поддержки наиболее талантливых специалистов, обобщению и распространению передового опыта и лучшей практики необходимо ежегодно проводить отраслевой конкурс « Лучший архивист Республики - 2016».
Центральный государственный архив продолжал активно сотрудничать с МГУ им. Н.П. Огарева и МГПИ им. М. Е. Евсевьева. Студенты ВУЗОВ проходили производственную и преддипломную практики.
В рамках реализации договора о научно-методическом сотрудничестве между Республиканской архивной службой Республики Мордовия и Мордовским государственным педагогическим институтом им. М.Е. Евсевьева создано республиканское научно-исследовательское объединение учащейся молодежи «Поколение».
Запланировано 5 основных направлений деятельности научно-исследовательского объединения «Поколение»:
1-ое Инициативное документирование (сбор информации об общественно-политических событиях, проходящих в настоящее время в Республике Мордовия),
2-ое – архивоведческое – направление деятельности (работа с документами в архиве),
3-е Краеведческое направление (проведение акций, конкурсов творческих работ),
4-е Публицистическое (сбор материала для книг, сборников)
5-е Взаимодействие со средствами массовой информации, общественными организациями создаст условия для формирования творческого потенциала молодежи.
Государственные и муниципальные архивы должны играть ведущую роль в данном направлении деятельности.
Для решения названных задач Республиканская архивная служба Республики Мордовия и Мордовский государственный педагогический институт имени М.Е. Евсевьева подписали совместный приказ о проведении республиканской акции поисково-исследовательских, научных и творческих работ студентов и обучающихся образовательных организаций и общественных объединений «История школы в истории Мордовии».
Акция носит открытый характер, участниками акции могут быть граждане разных возрастных групп. Муниципальные архивы и ОМВА должны принять в этой акции самое активное участие.
Предполагаемыми направлениями исследований являются:
- «Из летописи моей (нашей) школы: повседневность, традиции, быт»;
- «Учителя моей (нашей) школы;
- «Педагогическая династия»;
- «Там не смолкали голоса детей…» (о школах, закрытых из-за их малокомплектности);
- «Устная история» (аудио- и видеодокументы, фотодокументы и др.), в то же время будут приветствоваться и любые другие направления в изучении истории школы.
Акция будет проводиться с января по ноябрь 2016 года, но рассчитана на длительное время. В 2016 году рассматриваются направления, связанные с историей школ республики в 1960-1970-е гг.
В соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» основными принципами обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления являются открытость, доступность и достоверность информации о деятельности.
В 2015 г. сотрудниками архивных учреждений в средствах массовой информации, в т.ч. в сети Интернет на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия, опубликовано 260 статей, информаций и подборок документов, в т.ч. сотрудниками Архивной службы Республики Мордовия – 127, государственными архивами – 75, муниципальными архивами – 58. Особо хочу отметить Кадошкинский, Ковылкинский, Теньгушевский муниципальные архивы.
В истекшем году всеми 22 муниципальными архивами, Архивной службой администрации г.о. Саранск, 16 ОМВА по личному составу были созданы на сайтах администраций муниципальных районов и г.о. Саранск собственные страницы. Всего на сайтах администраций создано 39 страниц, на которых размещены сведения об архивах, контактная информация, нормативные документы, информация о деятельности, списки фондов, списки источников комплектования, публикации в СМИ, документы и фотографии выставок.
Наша задача – чтобы на страницах архивов в сети Интернет начала работать Виртуальная приемная для того, чтобы граждане, не выходя из дома, могли сделать запрос в архив и получить ответ.
В истекшем году государственными и муниципальными архивами велась активная работа по расширению доступа пользователей к документам архивного фонда, по использованию и популяризации архивных документов путем проведения историко-документальных выставок и издания сборников документов.
Центральным государственным архивом было подготовлено 6 выставок архивных документов и материалов к памятным датам в истории Мордовии, юбилеям деятелей науки и культуры. Все выставки широко освещались в средствах массовой информации.
Муниципальными архивами к 70-летию Великой Победы также подготовлены и экспонировались 18 выставок документов и фотографий.
По ним были проведены экскурсии, которые посетили 16605 человек.
Особо следует отметить проекты, связанные с 70-летием Великой Победы.
Была подготовлена хроника «Мордовия в годы Великой Отечественной войны», в ходе которой освещались следующие темы (см. на слайде):
– «Начало Великой Отечественной войны»;
– «Сурский рубеж»;
– «Дислоцирование воинских частей и подразделений на территории Мордовии»;
– «Эвакогоспитали на территории Мордовии»;
– «Эвакуация людей и промышленных предприятий в Мордовию»;
– «Уроженцы Мордовии на фронтах Великой Отечественной войны»;
– «326-ая Рославльская Краснознаменная стрелковая дивизия» и др.
Также были проведены теле и радиопередачи, посвященные государственным и общественным деятелям, ученым, работникам культуры, образования (см. на слайде):
«Презентация сборника «Письма Победы» и ЭБД «Фронтовые судьбы уроженцев Мордовии в фотографиях и документах»;
– «К 75-летию композитора Г.Г. Вдовина»;
– «К 100-летию М.В. Дорожкина»;
– «К 90-летию Д.В. Цыганкина» и др.;
– 75-летию композитора Г.Г. Вдовина;
– 70-летию проведения первого Парада Победы на Красной площади в Москве;
– 55-летию газификации города Саранска;
– 110-летию первого Героя Советского Союза из Мордовии И.А. Пожарского и др.
Всего в 2015 году подготовлено 15 телепередач, прозвучало 8 радиопередач.
Продолжалась научно-исследовательская работа архивных учреждений.
Архивной службой Республики Мордовия подготовлены статьи и информации о родственниках Лермонтова в уездах мордовского края, о братьях Веденяпинах, о родственниках Куприна и др. (см. на слайде):
«Архивные документы о родственниках М.Ю. Лермонтова в уездах мордовского края» - опубликована в сборнике Государственного Лермонтовского музея-заповедника «Тарханский вестник». 2015, Выпуск 27, в котором опубликованы тексты выступлений участников юбилейной научной конференции «Идеи и образы М.Ю. Лермонтова в мировой и отечественной культуре», посвященной 200-летию поэта (Тарханы, октябрь 2014 г.);
«Новые документы о связи М.Ю. Лермонтова с мордовским краем» - опубликована в научно-публистическом журнале Института российской истории РАН и НИИ гуманитарных наук при Правительстве Республики Мордовия «Центр и периферия», 2015, № 1;
о декабристах братьях Веденяпиных и А.И. Одоевском – к 190-летию со дня восстания декабристов;
о родственниках писателя А.И. Куприна, проживавших в уездах мордовского края (к 145-летию со дня рождения писателя и году литературы в России).
Центральному государственному архиву, организационно-методическому отделу республиканской архивной службы необходимо активно продолжать работу по поиску архивных документов и подготовке публикаций на историческую тему.
В истекшем году во исполнение «дорожной карты» «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела Республики Мордовия (2013 - 2018 годы)» уделялось определенное внимание вопросам повышения квалификации кадров.
Профессиональную переподготовку и повышение квалификации прошли 6 сотрудников архивных учреждений, в т.ч. 2 – в отраслевом центре повышения квалификации ВНИИДАД (Москва).
В истекшем году в государственных архивах Республики Мордовия прошла очередная плановая аттестация сотрудников, в ходе которой 40 специалистов государственных архивов (100% от количества работников, подлежащих аттестации) подтвердили свою квалификацию и признаны соответствующими занимаемой должности.
Аттестационная комиссия рекомендовала также шестерых сотрудников Государственных архивов к повышению в должности.
Муниципальными архивами подготовлено и проведено 20 семинаров с лицами, ответственными за делопроизводство и архивы в организациях.
В силу сложившихся финансово-экономических обстоятельств прошедший год был не простым. Тем не менее, плановые показатели основных направлений деятельности архивных учреждений в целом выполнены. Бюджетные ассигнования на 2015 год по Республиканской архивной службе и подведомственным государственным архивам, утвержденные Законом Республики Мордовия от 19 декабря 2014 г. № 99-З «О республиканском бюджете Республики Мордовия на 2015 год и плановый период 2016 и 2017 годов» (с изменениями), в сумме 43173,3 тыс. руб. исполнены на 93,8%.
Государственными архивами в 2015 г. фактически оказано услуг на сумму 3122,96 тыс. руб., в т.ч. за упорядочение документов постоянного хранения –1243,0 тыс. руб. (40%), за упорядочение документов по личному составу – 1171,6 тыс. руб. (37,5%), за исполнение запросов имущественного и биографического характера – 708,3 тыс. руб. (22,5%). Денежные средства перечислены в доход республиканского бюджета.
На осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, бюджетам муниципальных образований были предоставлены из республиканского бюджета Республики Мордовия субвенции в размере 3053,9 тыс. рублей. Данные средства были направлены органам местного самоуправления на выплату заработной платы сотрудникам муниципальных архивов и на улучшение материально-технической базы архивов.
Республиканской архивной службой проведены проверки использования финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных для осуществления государственных полномочий, органами местного самоуправления Большеберезниковского, Дубенского, Чамзинского муниципальных районов. Фактов нецелевого использования средств не выявлено.
Необходимо отметить, что субвенции направляются в районы и г.о. Саранск на основании ежегодных соглашений о предоставлении финансовой помощи в виде субвенции на осуществление государственных полномочий между Республиканской архивной службой и органами местного самоуправления муниципальных районов и г.о. Саранск. Проекты соглашений на очередной год были направлены органам местного самоуправления в конце декабря, представить их подписанные в Архивную службу нужно было до 15 января. В этом году проявили недисциплинированность Ардатовский, Атяшевский, Атюрьевский, Большеигнатовский, Зубово-Полянский, Ковылкинский, Кочкуровский, Лямбирский, Рузаевский, Старошайговский муниципальные районы, которые после неоднократных напоминаний лишь в феврале представили подписанные соглашения. Документы направляются не только в администрацию, но и на электронную почту заведующих муниципальными архивами и это непосредственно в ваших интересах – проследить, в срок ли они будут исполнены.
Архивы играют большую роль в сохранении исторической памяти народа. В 2016 году завершается строительство современного здания Музейно-архивного комплекса Республики Мордовия.
Центральная часть здания станет новым домом для Мордовского республиканского краеведческого музея имени И.Д. Воронина, в боковых крыльях разместятся фондохранилище Мордовского республиканского музея изобразительных искусств имени С.Д. Эрьзи и Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия.
Перед Республиканской архивной службой и Государственным архивом документов по личному составу Республики Мордовия стоит задача организовать перемещение в новое здание архивных фондов так, чтобы ни один документ не пострадал, не был утрачен, обеспечить быстрое освоение площадей.
«Дорожной картой» предусмотрено предоставление информационных архивных услуг через многофункциональные центры оказания государственных и муниципальных услуг, республиканский портал государственных и муниципальных услуг.
В 2016 году архивным учреждениям республики необходимо наладить электронное взаимодействие с МФЦ, что позволит экономить время исполнения запросов граждан и организаций.
Архивным учреждениям Республики Мордовия совместно с музеями, учебными заведениями необходимо продолжать работу по популяризации документального наследия наших знаменитых земляков: ученых, творческой интеллигенции путем организации выставок, подготовки статей и подборок документов для размещения в средствах массовой информации, в т.ч. в сети Интернет.
Республиканской архивной службе Республики Мордовия совместно с администрациями муниципальных районов и городского округа Саранск, музеями, образовательными учреждениями республики необходимо продолжать работу по сбору документов, пополнению электронной базы данных «Фронтовые судьбы уроженцев Мордовии в фотографиях и документах».
Задачи, поставленные в Послании, потребуют от всех нас, каждого жителя Мордовии, предельно ответственной и профессиональной работы. Хочу, чтобы это осознали абсолютно все.
Предстоящий год станет серьезным испытанием компетентности каждого человека на его рабочем месте, проверкой на прочность наших устоев и принципов, которым мы были верны все последние годы.